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WMS: herramienta desconocida pero indispensable

 
WMS: herramienta desconocida pero indispensable

 

Los WMS (Warehouse Management System o Sistema de Administración de Almacenes) han ganado terreno en Europa, Asia y Norteamérica; sin embargo, en Latinoamérica continúan siendo tecnología exótica. El logístico español Pedro Puig Montserrat explica la trascendencia de estos sistemas.

Por: Amado Hernández

WMS: herramienta desconocida pero indispensable

Cuando Pedro Puig Montserrat, empresario español y especialista en logística de almacenes, hace restallar las palabras ‘estupidez’, ‘joder’ o ‘mierda’ ante un auditorio que duda entre reír o callar, da la impresión de estar molesto con aquellos que no han podido entender qué es un WMS y, sobre todo, cuál es su importancia como herramienta logística en la gestión y operación de almacenes.

Puig Montserrat, quien luce como una de esas personas sin sosiego que requieren una clínica de reposo, según el bamboleo eléctrico de sus manos, ha tenido la suficiente calma para analizar durante 15 años los movimientos que se dan en almacenes, bodegas y centros de distribución, lo cual le ha hecho reflexionar de nuevo sobre la vieja idea: “La logística consiste en ahorrar segundos en aquello que se tiene que repetir miles de veces”.

Al parecer, no se enoja con el audito- rio, sino con quienes, por tozudez, temor al cambio o ignorancia, cada día se someten a torturas mentales al ver que no pueden cumplir con los pedidos requeridos, porque nadie encuentra los pa- llets en los “huecos” de las estanterías; igualmente, su enojo puede ser causado por quienes terminan padeciendo ese vergonzoso temblor de piernas, síntoma de zozobra, cuando el jefe pide un inven- tario, sinónimo de descuadre. “Un gerente prefiere convivir con un problema que no puede resolver, antes que aceptar una solución que no puede entender”, dice Puig Monserrat y continúa:

“Hay una tendencia en Latinoamérica a la estupidez. Cierto, a Colombia no la conozco lo suficiente. Lo que he visto es que al stock le ponen un preparador y a éste un controlador, alguien que se haga responsable. Luego, le ponen en el muelle de salida a alguien que verifique el trabajo que han hecho los dos primeros. Después te meten en un departamento de auditoría, que te cagas. Las cifras: 97, 33%. Eso es mentira, porque así no se hacen las cosas. Eso no tiene sentido. Se trata de reducir los costos operativos, pero de este modo ¿cómo se puede dar? ¿Se logra sin un WMS? No creo”, puntualiza.


Mano de obra: éste es un punto de desequilibrio con respecto a Europa, donde el coste por este concepto es elevado. Para el analista español, las carencias tecnológicas en Latinoamérica son compensadas hasta cierto punto con más empleados, independiente de que se consiga tener el control de la mercancía y del almacén. “No todo se puede hacer a mano, aunque, por supuesto, en Colombia esto se consigue. Hay mejores formas de hacer las cosas. Llevo quince años investigando sobre cómo implantar procedimientos eficientes en los almacenes. Descubrí que hay una herramienta informática especial para ello: WMS”.

Cuando el auditorio se acopla a la dinámica de quien creó Adaia, uno de los WMS más funcionales y completos del mercado en idioma español, logra reír al comprenderle. “Yo pienso que Colombia tiene unas oportunidades logísticas espectaculares, sin tener que desdoblar el camino a Buenaventura”, y añade:

“Si observan el escenario logístico de Colombia hoy, se darán cuenta de que es exactamente igual al que tenía España, pero hace diez años. ¿Qué va a pasar? En logística, los logísticos de todo el mundo siempre hacemos las cosas de igual manera, porque aplicamos el sentido común. Y lo que va a ocurrir en Colombia es lo mismo que sucedió en otros países hace años, con otros estados de evolución logística. ¡Por favor! Innovemos; pongámonos a trabajar, pero con las herramientas adecuadas para que ganemos tiempo y dinero”.
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¿Qué es un WMS?

Software de aplicación, hardware, sistema de código de barras, pistolas y terminales de radiofrecuencia. Ésta es la anatomía del WMS, una herramienta virtual que funciona en tiempo real para optimizar los procesos logísticos en los almacenajes.

Un dios que ordena, controla y sugiere decisiones dentro de un universo habitado por operarios, estanterías, pallets, montacargas y stocks; algo así es el WMS en medio de un almacén, una bodega o un centro de distribución. Esta herramienta informática identifica las mercancías y muestra su ubicación, administra los recursos para su movilidad, regula la mano de obra, organiza el trabajo, elimina los movimientos vacíos y gana segundos gracias a la precisión de cada desplazamiento.

“Lo que hacemos es identificar cada uno de los ´huecos´ -espacios- del almacén; a cada uno le ponemos un código de barras que es único, y de este modo identificamos los sitios donde se halla la mercancía X. A cada uno de los pallets le ponemos un código de barras. Para moverlos de un sitio a otro, les damos un disparo con una pistola de radiofrecuencia; así los identificamos para incluirlos en el sistema. El operario del montacargas lo único que hace es llevar el pallet y dejarlo en el hueco correspondiente”, explica Pedro Puig Montserrat, quien también es docente.

WMS: herramienta desconocida pero indispensable
Con esta sincronía de acciones y el respaldo de la tecnología, quedan atrás la técnica del lapicero, los listados manuales y los ejercicios mnemotécnicos para recordar la cantidad de productos y el lugar donde éstos quedaron. Ya no se depende de las fichas que cuelgan de los cajetines al lado de los estantes, para registrar la entrada y salida de mercancía. Con sólo obturar una tecla, inventarios en tiempo real sintetizan lo que antes generaba “temblores de piernas” y jefes iracundos. El WMS brinda, incluso, rutas ligeras para la movilidad dentro de la planta.

“En otras palabras, mediante el sistema WMS los movimientos de mer- cancías quedan registrados en la propia acción en la cual se movilizan. Un WMS utiliza terminales de radiofrecuencia, que conectan las pistolas con el sistema y registran en tiempo real lo que se hace en cada momento. Gracias a esto, sabes dónde está la mercancía, cuánto tienes de este o aquel producto, qué te hace falta y qué no necesitas. Así mismo, el operario no tiene que tomar decisiones por cuenta propia, con lo cual se reducen las posibilidades de desorden en el almacén”, manifiesta.

Nada de acciones en diferido ni de excusas por retrasos e incumplimientos en entregas de pedidos. El almacén, eslabón clave en la cadena de abastecimiento, no permite que la historia se escriba en tiempo pasado y mucho menos en futuro. Las premisas son: tiempo real, acontecimientos logísticos vistos en vivo y en directo, y compromisos cumplidos gracias a una infraestructura que elimina los afanes pero que pondera el valor del tiempo.

“¿Hacer los pedidos lo más rápidamente posible? ¡Falso! Éste es un pa- radigma del siglo pasado, que ya no es válido ni en España. Lo importante es hacerlos bien, enteros, con toda la mercancía, conociendo las cantidades, porque al final eso es lo que representa un almacén”.

Para el logístico ibérico, un almacén es la síntesis de dos aspectos: “Uno, confiar unos stocks y, dos, solicitar que se sirvan unos pedidos”. A partir de esta doble premisa se deriva la trascendencia del WMS como herramienta logística.

“Un WMS proporciona una información fantástica que te permite dar un servicio sostenido. Si los pedidos se sirven en su porcentaje total, en los tiempos requeridos, y si se dispone de los recursos para que esto se dé, podremos darnos cuenta de lo que es necesario o no en el almacén: montacargas, operarios extras, etc. Esto, justamente, es lo que no se puede hacer a mano. Se trata de información, la información que te puede brindar un WMS”.

Una brújula que piensa

Un almacén o centro de distribución desordenado es como un barco a la deriva. El WMS sirve no sólo para ordenar las operaciones en éstos, sino para ejercer control. La eficiencia es una cualidad logística que reporta ganancias y economía.

Residuos y desechos que ‘decoran’ el piso, pallets amontonados en los pasillos y atravesados en los muelles; un jefe de almacén, ojeroso por acumular más de 40 horas de trabajo a la semana; inventarios que desafían a las matemáticas; y quejas de los clientes que hacen coro a través de los teléfonos: nada más semejante a un barco entre huracanes, bamboleándose como una hoja seca y a punto de naufragar.

Control. Nada más importante en estas circunstancias. Recuperar el dominio, poner en orden las cosas, retomar el rumbo: en todo esto se centran las funciones del WMS. Mientras en el mercado europeo el WMS surge como fórmula para ahorrar dinero en costes –un empleado puede cobrar 2.500 euros al mes–, en Latinoamérica la importancia de éste se refleja en el control que se logra tener de la mercancía, del personal operativo y de los recursos. Así, la eficiencia fluye por simple lógica.

“Los factores determinantes en la decisión de implementar un WMS están relacionados con la necesidad de mejorar el servicio a los clientes, algo que el sistema utilizado actualmente no hace o no hace bien. Por ejemplo: ´Primeras entradas - primeras salidas´, cross-docking, wave picking, re-surtido automático, rastreo de lotes, recolección automática de datos, control automático de materiales y equipos”, afirma Puig Montserrat, autor de la novela El jefe de almacén, publicada en 2008.

WMS: herramienta desconocida pero indispensable

La ganancia en tiempo, que igualmente repercute en la economía, no da espera. Hombre y máquina ya no acuden en solitario al desafío logístico que se platea en este eslabón. “Cada vez que una pareja –operario y montacargas, por ejemplo– empieza a trabajar o termina una tarea, el sistema analiza las labores pendientes para asignarle la que viene, de acuerdo con su localización. Un algoritmo corrige la asignación en función de la tarea: si es necesaria o si está retrasada”.

De todas formas, cambiar los esquemas no es un proceso simple. La cultura en América Latina, y por consiguiente en Colombia -a excepción de algunas empresas grandes-, luce hermética para adoptar esta nueva herramienta, la cual será indispensable para alcanzar niveles ideales de competitividad. “¿Para qué diablos sirve el coche del futuro en el futuro? Si queremos contar con alguna ventaja competitiva, debemos tenerla antes de que los demás la tengan, o sea ya”, reflexiona Puig Montserrat.

Obviamente, antes de hacer cualquier inversión en un WMS, el usuario debe analizar detalladamente la naturaleza de su empresa, sus exigencias y sus prioridades logísticas para saber en qué medida el WMS y sus diferentes aplicaciones logran responder a los requerimientos. Además de la experiencia y la calidad del proveedor, los usuarios potenciales de WMS deben comprobar la funcionalidad específica que éste promete, de acuerdo con la configuración particular de cada compañía y a través de demostraciones verificables en la vida real. “Cuando alguien sabe de algo, no es necesario que tenga experiencia, pero cuando alguien tiene experiencia normalmente sabe de algo”, infiere el logístico.

Igualmente, antes de que el negocio se materialice, el usuario debe considerar las ventajas económicas que el proveedor le dé con relación al acople de aplicaciones futuras o modificaciones tecnológicas para optimizar la funcionalidad de su WMS. Lo que hoy es, mañana podría ya no ser. La evolución de este tipo de herramientas está sujeta a las exigencias cada vez más específicas en la cadena de suministro; por eso cada actualización tecnológica implica un sobrecosto que no está contemplado en el instante de la adquisición y, en consecuencia, no está amortiguado por quien ofrece el servicio.

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Las firmas

Existen más de 200 proveedores de WMS en el mundo. Latinoamérica es un mercado que empieza a ser colonizado paulatinamente por diferentes firmas. Leuter, de origen español, luego de incursionar en varios países de Europa, llegó a Latinoamérica; primero se estableció en México y posteriormente en Costa Rica. Ahora se expande por todo el continente. Netlogistik, en asocio con Red Prairie, también se expande por México, Argentina y otros países del Cono Sur.

Entre las firmas que buscan seducir el mercado colombiano está Tecsys Latin America, con sedes en Bogotá, Caracas y Santiago de Chile; uno de sus clientes es Almacenes Éxito S. A. Por su parte, Red Prairie, considerado por el Grupo Gartner como uno de los mejores WMS del mundo, junto con Manhattan, es proveedor del operador logístico Almaviva, de amplia cobertura en Colombia.

Si bien la implementación de un WMS ofrece múltiples beneficios, su uso requiere un proceso de ensamble, adaptación y aplicación que podría tomar unos dos años, debido a lo cual no sería inmediata la recepción de contraprestaciones económicas. El éxito de la implantación de un WMS depende en buena parte del entrenamiento de quienes lo operarán. La asesoría, el mantenimiento técnico y las actualizaciones de cada versión son campos que las marcas utilizan para disputarse la conquista de un nuevo cliente. Por ejemplo, “la política de Leuter es incluir por el 16% del precio de la licencia un contrato de mantenimiento que cubre la instalación gratuita de nuevas versiones”.

Aditamentos como la voz, que podría incorporarse al WMS como sistema de captura de información con las manos libres, o el Visual Picking, que permitiría adaptar la facilidad de transmisión que tiene el sentido de la vista, se vislumbran como las nuevas aplicaciones que harían mucho más completa esta herramienta logística dentro de los almacenes y centros de distribución, eslabones esenciales de la cadena de suministro.