En la Estación Estadio del Metro, Catalina Ospina Restrepo, coordinadora logística de los IX Juegos Suramericanos, es informada a través de su Avantel de que la primera delegación se prepara para salir de la Villa Suramericana, un fortín de 620 apartamentos que costó 30 mil millones de pesos, que albergará durante 14 días a más de tres mil deportistas y que está ubicado junto a la Estación Aurora del Metrocable, sobre uno de los cerros que vigilan a Medellín.

A tres horas de la inauguración oficial, Catalina, quien desde marzo del 2009 ha trabajado en el montaje logístico de los Suramericanos, inclusive sobrellevando jornadas en las que sólo ha podido dormir dos horas, siente que no había tenido un instante de mayor tensión que éste, cuando los cuatro mil 500 atletas, la mayoría instalados en la Villa, deben arribar al Coliseo Iván de Bedout, pasando en medio de la muchedumbre, para ubicarse según el orden en el cual desfilarán a la hora en punto que la gente de Culture Fit, compañía organizadora del espectáculo inaugural, lo indique.

“Si el atleta no entra en el momento que es por esa puerta, nos tiramos la inauguración”, dice la coordinadora logística del evento. Y explica: “son más de cuatro mil atletas. ¿Qué hacer? Nuestro equipo se ha dividido. En la Villa Suramericana hablamos con los jefes de misión, les contamos sobre el procedimiento y ellos se comprometieron a ayudarnos con sus delegaciones. Micrófono en mano, uno de los nuestros las orienta. Así, por ejemplo, sabemos que a las cuatro de la tarde tenemos que montar a Bolivia en el Metrocable junto con el grupo de auxiliares, policías y paramédicos por si algo pasa”

El olor a Juegos lo impregna todo. Ha concluido la cuenta regresiva. Después de aquel día de noviembre de 2006 en el que la Odesur certificó a Medellín como sede de los IX Juegos Suramericanos hasta hoy, 19 de marzo del 2010, el anuncio de la inauguración había generado en la ciudad y sus entornos una expectativa que con el paso de los meses, los días y las horas crecía al punto que, a pocos minutos del show de apertura, los 41 mil espectadores que habitan las tribunas se muestran conmocionados a la vez que las cuatro personas que encabezan todo el sistema logístico saben que ya no hay tiempo para fallar.

Atrás habían quedado los días en que Catalina Ospina y su grupo logístico recorrían uno a uno los escenarios. “Ese fue el primer paso. Ver los sitios, reconocerlos, aprendérnoslos de memoria, generar mapas, delinear vías de evacuación, calcular el aforo del evento, planificar formas de control de puertas. A partir de ahí, había que mirar para dónde íbamos. Podría decir que el 90% del tiempo estuvimos hablando de escenarios que apenas estaban en planos. Hacerlos y verlos fue cuestión de los últimos dos meses, de resto todo se diseñó sobre planos”

La tensión de la inauguración, del ordenamiento de los deportistas en el Iván de Bedout y su puesta en escena hacía olvidar, inclusive, lo que había significado acatar los designios de la Carta Olímpica para poder realizar las justas suramericanas:

“Hubo un reto mayúsculo en cuanto al tema logístico: ceñirnos a la Carta Olímpica. La prioridad nunca fue lo que dijera Medellín, la Confederación o las Federaciones, nada, era hacer cumplir y respetar lo que nos pedía Odesur. Si Odesur decía que había que construir un espacio para control al dopaje, uno para hombres y otro para mujeres, había que hacerlo así, le gustara a quien le gustara o chocara a quien le chocara. Había que acatar la Carta Olímpica, había que adaptarse a ella, no fue fácil pero finalmente lo logramos”, concluye la líder logística.

Logistica de una inaguracion de ensueño

El concepto artístico de inauguración evolucionó décadas con la puesta en escena montada por Culture Fit. Unos cuatro millones de dólares se invirtieron en un show que quedó para la historia, incluyendo el espectáculo callejero del cierre que reunió a un millón de espectadores.

Antes de que el primer interruptor fuera obturado, de que los cientos de reflectores traídos de Los Ángeles arrojaran sus chorros de luz, de que uno de los 700 artistas participantes en el acto inaugural hiciera su primera peripecia, de que se escuchara el primer sonido producido por los equipos traídos desde Estados Unidos y la multitud estallara en gritos, de que la pirotecnia invadiera el cielo...

Mucho antes de que las 22 cámaras de televisión empezaran a enfocar aquel mundillo creado por el director Franco Dragone sobre la arena del Atanasio, en el cual recreaba la evolución antioqueña, la mujer paisa y la historia de Medellín, un grupo de especialistas en el arte del espectáculo, llegado desde Europa, había invertido varios meses de trabajo durante los últimos dos años, para que la puesta en escena de los once actos de los cuales constaba el show inaugural de los IX Juegos Suramericanos provocaran ese éxtasis en la muchedumbre que aún hoy muchos vuelven a sentir.

“Contactamos casi en julio de 2008 y en esa fecha empezaron las negociaciones”, relata Raül Pedroche, director de logística y producción del espectáculo inaugural a cargo de la compañía española Culture Fit. “En agosto, Genari y yo venimos a ver espacios. No sólo pensando en la inauguración sino también en cuál podría ser el contenido cultural que iba a desarrollar Culture Fit. Para septiembre venimos con Franco Dragone y todo su equipo para hacer el estudio logístico y técnico”,

Lo que los 41 mil espectadores vieron aquel viernes desde las tribunas del Atanasio Girardot, mas los millones de televidentes de los 25 países que apreciaron la señal, la cual requirió de un equipo de producción conformado por más de 120 personas, fue el resultado de un contacto que tuvo el alcalde de Medellín, Alonso Salazar, con un allegado que conocía a Culture Fit y a Dragone, esto sin dejar de lado los muchos días de trabajo invertidos, como lo explica Pedroche:

“Cada mes viajábamos desde Europa. Era una semana aquí, reuniéndonos con todos los proveedores locales porque lo que procurábamos era que todo fuera de Medellín y lo que no, de Colombia. Ese era el acuerdo al que llegamos con la Alcaldía y con los Juegos. Eso era tanto para lo artístico como para lo técnico. Eso nos llevó a una prospección de mercado para ver lo que había y si servía, según el alto nivel que se exigía por parte de Franco Dragone y la Alcaldía”.

Era el más grande grupo multinacional de profesionales reunido en Medellín para desarrollar la idea inaugural de un certamen deportivo. Nada que ver con lo que en 1978, para los Juegos Centroamericanos, fue la sencilla coreografía

coordinada por el profesor ecuatoriano Ernesto Armendaris y los cinco mil estudiantes escogidos de los colegios de Medellín. De Culture Fit, en su área de logística, hacían parte personas de Estados Unidos, Bélgica, España, Italia, Portugal, Francia, Holanda... Una Torre de Babel compuesta por diez naciones, todas comprometidas con un mismo fin: la inauguración... la clausura.

“Sonidistas, luminotécnicos, escenográficos, coreográficos, maquilladores, confeccionistas de vestuario, 40 diseños distintos, y de estructuras. Con todos nos íbamos reuniendo por partes, mes tras mes, y así desarrollamos todo el concepto. También había que estar pendientes de los casting. El tema de la logística de casting fue bastante duro porque intervinieron unos 470 artistas, de los cuales únicamente nueve eran extranjeros. Eso supone un esfuerzo añadido a todo, tanto de trabajo como de tiempo, un esfuerzo económico y mental. Todo esto era la preproducción”

A sólo 23 días de la inauguración Genari Magrams, director de Culture Fit, y Dragone, creador del legendario Circo del Sol, se instalaron en Medellín para desarrollar la etapa final, la producción.

“Ya con los primeros casting finalizados, con la elección de proveedores y afines, el día primero de marzo empezamos con el montaje, el cual implicaba el quite de la gramilla del estadio, la puesta de la arena, los ensayos individuales, los colectivos. Me pasaría otras dos horas hablándote de un montón de detalles relacionados con la logística”, cuenta Pedroche. Hoy, varias semanas después de que las luces desaparecieron del firmamento para instalarse en la memoria de quienes observaron aquel show, el director logístico de éste, antes de regresar a su país, concluye: “Lo más tensionante en todo el montaje fue... nada. Todo estuvo muy bien pensado. De todas formas, creo que lo más tensionante fue pensarlo, analizarlo, crear el diseño de producción, como se llama a todo el plan logístico”

Los secretos del gran montaje

Brasil con los “pro” y Argentina con los “contra” le enseñaron a Medellín cómo hacer el engranaje de sus Juegos. Ahora la capital paisa quedócomo escuela de logística para Chile, próxima sede de los Suramericanos.

La logística de un gran evento requiere mucho más que cemento, voluntad política, disposición de recursos, obras, gestión, lobby. Sí, todo esto fue fundamental en la realización de los denominados ´mejores Juegos Suramericanos de todos los tiempos´, sin embargo, detrás de lo evidente, soportando toda esta estructura había algo esencial: conocimiento logístico.

“La base para que estos fueran los mejores Juegos suramericanos de la historia era muy sencilla: el tema social, el tema organización. Empezamos a investigar, fuimos a la historia de los anteriores Juegos, celebrados en Argentina. Allá tuvieron bastantes

problemas en los temas hotelero, transporte y de aforo. Parece que no tuvieron buena preparación logística y nosotros empezamos a tomar nota de todo eso”, confiesa Catalina Ospina, especialista en logística de eventos de ciudad.

Lo que había sucedido en esos aspectos durante los Suramericanos 2006, era como una tabla de mandamientos logísticos sobre lo que no se debía hacer. Lo ocurrido en los Panamericanos desarrollados en Río de Janeiro dos años después, por contraposición, se convertía en lo que sí se tenía que emular. La asesoría del comité olímpico brasileño terminó siendo fundamental.

“Nos hicieron charlas, conferencias, nos trajeron fotos, vinieron a contarnos única y exclusivamente errores y problemas. ´No hagan esto así, esto lo hicimos así y nos equivocamos, esto lo hicimos así y fue bueno, esto lo hicimos en el camino, fue surgiendo y fue exitoso´. Este Comité tuvo una disponibilidad total, estuvo de escenario en escenario, trasnochó, estuvo montado en la película con nosotros”, dice Ospina.

No admitir el sobre cupo en los escenarios; garantizar todos los recursos del área médica en éstos, tanto para la atención de los deportistas como del público; hacer una señalización clara en los sitios de afluencia; mantener el control logístico de los coliseos; restringir el paso en lugares específicos, incluso de autoridades gubernamentales si así lo demandaba Odesur, todo esto rezaba entre las recomendaciones más importantes aconsejadas por los dirigentes brasileños.

Estos son días de sosiego para la protagonista central del tema logístico en los IX Juegos Suramericanos. Con calma, Catalina Ospina subraya en su diario las principales conclusiones: “Lo que nos parecía más difícil era combinar un evento de ciudad con un evento deportivo, que siempre ha sido encerrado, que tiene una connotación puntual, con cierto tipo de público, con horarios plenamente extendidos y en simultáneo. El reto era que funcionaran 18 escenarios al mismo tiempo y cada uno con lo suyo, respetando una misma dinámica, que todo fuera igual, que adonde fueras vieras la misma organización. Eso era bien difícil, sin embargo, pudo implementarse”.