La trazabilidad de un producto está definida cómo el conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de la mercancía a lo largo de la cadena valor, en un momento dado y a través de herramientas determinadas.

Hoy día, la trazabilidad es empleada para mejorar la eficiencia en los procesos productivos, bajar los costos ante fallos y mejorar el servicio al cliente.

Para Juan David Mejía, gerente de estrategia de Exxe Logística S.A., cuando las empresas requieren soluciones sistematizadas que apoyen su proceso logístico es porque se ha detectado lentitud en la cadena de abastecimiento. Por tal razón, lo primero es tener claro ¿qué se quiere por trazabilidad? y ¿qué requiere la cadena de abastecimiento?, para posteriormente buscar las soluciones tecnológicas que permitan administrar esa cadena con la agilidad que necesita.

Actualmente, el mercado ofrece soluciones tecnológicas para apoyar la cadena de valor de una empresa, de las cuales se conocen tres tipos: soluciones Industriales, que hacen referencia al patrón estándar ya desarrollado y listo para empalmar con la cadena logística de una empresa; soluciones In House, que son los desarrollos a la medida de las necesidades de una empresa teniendo en cuenta el valor que se le pueda dar al cliente y disminuyendo errores en su implementación; y las soluciones libres, que básicamente están bajo un patrón estándar de servicios con los que se deben trabajar en los desarrollos de empalme técnicos y de diseño, de acuerdo a las necesidades de las empresas.

Con el objetivo de obtener la óptima trazabilidad de un producto interna y externamente, estas soluciones permiten registrar los factores que va reflejando el producto mientras se mueve por la cadena de valor. Internamente, se debe hacer seguimiento a la manipulación, composición, maquinaria y lote, entre otros. Externamente, se deben registrar los indicadores que afecten directa o indirectamente la mercancía a transportar, ya sea aérea, terrestre o marítimamente.

Con el objetivo de obtener la óptima trazabilidad de un producto interna y externamente, estas soluciones permiten registrar los factores que va reflejando el producto mientras se mueve por la cadena de valor. Internamente, se debe hacer seguimiento a la manipulación, composición, maquinaria y lote, entre otros. Externamente, se deben registrar los indicadores que afecten directa o indirectamente la mercancía a transportar, ya sea aérea, terrestre o marítimamente.

La sincronización requiere que la arquitectura del software empleado presente mecanismos de tiempo centralizado que sean utilizados por las máquinas que soportan las soluciones.

Por su parte, el control y aseguramiento de registros de monitoreo exigen que las verificaciones de seguimiento estén configuradas de tal manera que permitan conocer dónde se generan, quién tiene acceso a ellas, y si ocurren cambios, que queden documentadas con fecha, hora y responsable, para hacer uso de esta información como soporte legal.

Por esta razón, la garantía y seguridad que ofrece la mercancía trazada, tanto al cliente como al operador logístico, es el beneficio más importante de las soluciones tecnológicas especializadas.


En materia de seguridad, ¿qué tecnología se usa?

Cuando un sistema de trazabilidad está soportado sobre una plataforma basada en tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), puede brindar importantes beneficios para los actores de la cadena de valor, proporcionando un desempeño positivo del suministro y un aumento de la productividad.

Las soluciones tecnológicas actuales le permiten rastrear con exactitud el recorrido de un producto desde la ruta inicial hasta que llega al cliente, por tanto, está demostrado que avances cómo la Internet, las redes de comunicación, el acceso inalámbrico, los software especializados, los dispositivos móviles, los bloqueos de puertas, los micrófonos en cabinas, la grabación de conversaciones, y los sistemas como GPS, RFID, WMS, EPC, y EDI, le permiten al cliente administrar las mercancías en tiempo real y en línea, al compartir información sobre el desempeño, el estado, los tiempos y la facturación de la misma, optimizando el proceso y obteniendo el envío al instante y en el momento perfecto, satisfaciendo así a sus consumidores.

Los ahorros de las empresas al implementar software de trazabilidad se ven reflejados directamente en tiempo y dinero. Un ejemplo claro es Exxe Logística S.A., entidad que ha analizado el mercado teniendo en cuenta a sus clientes y a los clientes de sus clientes. Su gerente de estrategia afirma que “las empresas de paqueteo generan el 37 % de los costos en envíos, los cuales son reprocesos; pero con la efectividad del software In House (creado e instalado por ellos), se ha disminuido un 20 % el rediseño del proceso”. Este beneficio les permite a los operadores mostrarse fuertemente competitivos ante el cliente, en el mercado de la operación logística.


¿Cuáles son los errores más comunes al implementar software de trazabilidad?

Los errores al implementar un software o patrón estándar, perteneciente a las soluciones industriales al interior de una empresa, pueden darse cuando se empatan con los sistemas internamente ya instalados. Por tal razón, Juan David Mejía afirma: “Los sistemas de información son novedad, estar a la vanguardia con varias tecnologías es prueba y error, pero hay más errores en las empresas cuando no saben lo que quieren, y piensan que la tecnología es un problema de sistemas, pero no. La tecnología es un problema de la gerencia general y de los clientes cuando hay indecisión en lo que se requiere”.

Diferentes estudios y conferencias realizados por IDTrack, firma española dedicada a desarrollos tecnológicos en trazabilidad, muestran que es posible que se generen algunos errores en la implementación de soluciones. Sin embargo, lo más recomendable es tener un periodo de estabilización y prueba de la herramienta, o enfocarse en soluciones generadas y adaptadas a las necesidades de la empresa, siempre a la vanguardia en tecnologías de información.

Diferentes estudios y conferencias realizados por IDTrack, firma española dedicada a desarrollos tecnológicos en trazabilidad, muestran que es posible que se generen algunos errores en la implementación de soluciones. Sin embargo, lo más recomendable es tener un periodo de estabilización y prueba de la herramienta, o enfocarse en soluciones generadas y adaptadas a las necesidades de la empresa, siempre a la vanguardia en tecnologías de información.


Glosario

• Trazabilidad: posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo.

• Automatización: convertir ciertos movimientos corporales en movimientos automáticos o indeliberados.

• Reproceso: repetir un proceso debido a errores en su diseño.

• Ruteo: ruta o camino de seguimiento.

• Sistematización: organizar según un sistema.

• GPS: (Global Positioning System), sistema de posicionamiento global.

• RFID: (Radio Frecuency Identification), identificación por radio frecuencia.

• WMS: (Warehouse Management System), sistema de administración de mercancía en bodega.

• EPC: (Electronic Product Code), código electrónico de producto.

• EDI: (Electronic Data Interchange), transferencia electrónica de datos entre dos empresas para eliminar el intercambio de documentación.