Por: Germán Gaviria Álvarez

Hoy las escalas de tiempo en la recepción, almacenamiento y distribución de productos se han comprimido, pues los inventarios se mueven en la cadena de abastecimiento mucho más rápido que antes. No se puede ignorar que los índices de rotación de inventarios han crecido y las demoras de abastecimientos, lead-times, han disminuido dramáticamente.

Por ejemplo, antes la sección de ventas recogía los pedidos durante el día y los enviaba de noche al depósito para realizar el picking y carga el día siguiente, de manera que al tercer día, con suerte, el cliente recibía la mercancía. Hoy eso ha cambiado. En el clima económico actual, la gerencia de la cadena de aprovisionamiento, SCM, es más importante que nunca, pues la competencia es cada vez más fuerte y nadie puede darse el lujo de entregar sus mercancías tarde a clientes dinámicos, imprevisibles e implacables.

Estas complejas dinámicas del mercado han hecho, en los últimos años,que la logística tenga un papel relevante y cada vez más activo para proporcionar un valor agregado al cliente, ya que incorpora los componentes más importantes: rapidez, exactitud, plasticidad y sensibilidad de la entrega.

En todas las empresas, el tiempo de entrega es crítico para formalizar sus ventas. Esto hace que las compañías busquen de manera incansable la manera de mejorarlas. De ahí que la mayor parte de las empresas hayan entendido que sólo pueden lograrlo mediante la implementación de prácticas logísticas que les permitan obtener procesos de flujo continuo en todas sus operaciones. Pero esto se logra mediante la supresión de pasos innecesarios e integrando sistemas de información. El obvio resultado es el aumento de la calidad de comercialización y la reducción de los costos de operación, lo cual se traduce en la máxima satisfacción del cliente.

Los almacenes, ahora convertidos en Centros de Distribución, han dejado de ser bodegas de almacenamiento para ser centros de transformación del producto. Muchas veces el producto cambia en su forma o en su empaque antes de ser enviado a su destino final. Por eso, las compañías con resultados excepcionales, serán aquellas que proporcionen servicios añadidos de información tecnológica.

En el clima económico actual, la gerencia de la cadena de aprovisionamiento, SCM, es más importante que nunca.

Hoy, más que simples lugares de almacenamiento, los almacenes son espacios de flujo de productos en movimiento. La implantación de un sistema de administración de almacenes, no sólo se enfoca en el control del almacén, sino de toda la empresa.

De ahí que el papel de los modernos sistemas de almacenes sea apoyar procesos logísticos y proporcionar soluciones óptimas basadas en la problemática de la configuración del almacén y del proceso de toma de inventarios. Las herramientas más comunes son la programación y optimización del inventario de entrada y de salida. A medida que la logística continúa operando, los sistemas de almacenes permitirán tener una cierta visibilidad dentro del almacén aunque no en tiempo real, lo cual puede causar daños irreparables a la hora de cumplir con las exigencias del mercado.

En un estudio elaborado por la firma de investigación de Aberdeen Group, la mayoría de los encuestados dijo que sus principales problemas son cómo reducir los costos del cliente y la reducción de tiempos de ciclo, de ahí que hayan reconocido la necesidad de implementar un sistema de gestión de almacenes.

Hoy, más que simples lugares de almacenamiento, los almacenes son espacios de flujo de productos en movimiento.

El Sistema de Gestión de Almacenes, WMS

El WMS (Warehouse Management System, por sus siglas en inglés) es un software especializado que proporciona a las empresas una visión de sus existencias actuales y futuras en tiempo real. En este sentido, ayuda a organizar el trabajo, a ordenar los recursos existentes y
a satisfacer necesidades de los clientes mediante la optimización de los procesos de distribución para asegurar que los productos sean repartidos a tiempo y de manera adecuada. Esto se traduce en mejoras sustanciales en la gestión de la cadena de suministro y en la satisfacción, desde la recepción de materiales, hasta la entrega efectiva al cliente.

Pero el concepto y la tecnología de WMS no son nuevos. Este sistema ha madurado con los métodos probados para reducir costos del inventario mientras se aumenta la eficacia total. Utilizar la tecnología de WMS dentro de una compañía que usa ya un sistema ERP
(Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés), permite que la compañía alcance un retorno más alto en sus inversiones de software y proporcione el mejor servicio posible a sus clientes.

WMS ofrece beneficios tangibles a una compañía, genera eficiencia en las operaciones y ahorra espacio en el almacén. Además, es una herramienta fundamental en:

• La gestión de la capacidad del depósito (definición de áreas y reglas de ubicación, reabastecimientos de posiciones).
• El ahorro de espacio eliminando stock excesivo u obsoleto y seleccionando la ubicación adecuada para las medidas de los pallets y la altura de estiba soportada, con filosofía de almacén semi-caótico.
• La ágil y precisa visibilidad de cantidad y condiciones de mercaderías en sus ubicaciones.
• La planificación de carga con recorridos optimizados.
• El picking y entrega por pedido o por zona.
• El análisis de capacidad de camiones.
• La agenda de llegada y salida de transportes en las plataformas.
• El cross-docking.
• La asignación de tareas por sectores de depósito.

El Sistema de Gestión de Almacenes, WMS

Otras ventajas que derivaron de WMS incluyen: niveles de la exactitud de 99%, aumentos de la productividad de trabajo del 30%, y aumentos potenciales de la utilización del espacio del 10%. Estas ventajas se traducen en ahorros de costos directos. El grado de
estos ahorros depende de un número de factores incluyendo niveles y exactitud del inventario existente, costos del despacho y el personal requerido para el picking, el embalaje y el envío.

Es posible que debido la oferta tecnológica que hoy en día existe en el mercado para solucionar problemas de almacén, muchas empresas consideren que no son candidatas para un buen WMS y que no pueden beneficiarse de las funcionalidades que este sistema ofrece. Pero esto es falso. Todos los almacenes, no importa su tamaño, pueden implementar un WMS.

WMS impacta positivamente aún fuera del almacén en la distribución y en el control de ventas, entre otras actividades. Esto se ve reflejado en el aumento de las ganancias corporativas al tener el control total de la cadena de suministros, supply chain.