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Logística de un evento

 
Logística de un evento

 

La realización de un evento exitoso es la suma de una correcta planeación y ejecución, etapas en las que la logística desempeña un papel protagónico y a las que se les debe prestar especial atención y tiempo para garantizar una experiencia única e inolvidable.

Por: luis Daniel Vargas M.

Logística de un evento

La logística permea aun gran número de industrias, por no decir que a todas, y la realización de eventos no sólo no es una excepción, además, ésta hace uso de la logística como una de sus principales herramientas para garantizar el éxito y consecución de objetivos.

Al hablar de eventos se pueden agrupar varios sucesos, que van desde una simple reunión familiar, hasta un multitudinario concierto, pasando por cocteles, ferias, asambleas, conversato- rios, congresos, entre otros; todos con componentes en común que requieren una correcta planeación y posterior ejecución.

Los elementos propios de la logísti- ca desempeñan un papel vital a la hora de llevar a cabo un evento que cumpla con las expectativas de los participantes y organizadores, ya que, como señala Juan Felipe Avendaño Santos, director comercial de We Can Do it!, empresa dedicada a la producción de eventos: “La logística es la matriz y la base de cualquier acontecimiento. Ésta cuenta desde el momento de hacer la preproducción hasta la ejecución y finalización. De ella dependen el costo, el beneficio que se va a obtener y la calidad”.

Por su parte, Silvio Zuluaga, gerente general, y Claudia Cinturia, directo- ra logística de Party Time, piensan que el papel de la organización logística es primordial a la hora de realizar un evento, y aunque la especialidad de su empresa es el montaje de equipos de iluminación y video, así como de la producción de contenidos HD, la logística es fundamental en cada uno de los procesos que intervienen para cubrir las expectativas del cliente.

Una vez concertada la negociación de cada evento, la planeación y segui- miento de cada uno de los procesos y detalles deben estar en cabeza de un jefe o director logístico que, junto con un personal de montaje capacitado, y después del chequeo de cada uno de los equipos del evento, garantizarán los resultados esperados.
Logística de un evento

Algunos consejos

Para Juan Felipe Avendaño, cada evento es una experiencia única, y eso es justamente lo que se debe buscar al planearlo y ejecutarlo. Todo debe ser pensado en función de producir satisfacción en los asistentes. Expertos en realizar eventos como Silvio Zuluaga y Claudia Cinturia coinciden en que las siguientes son algunas de las recomendaciones más importantes para tener en cuenta al realizar actividades exitosas:

• Tener claro el objetivo que se quiere lograr, y en ese orden de ideas a qué público va dirigido, qué efectos se quiere producir en los asistentes, y para lograrlo, qué lugar se debe buscar y qué clase de montaje se necesita, según el concepto desarrollado.
• La convocatoria, la invitación, el desarrollo y la culminación del evento deben tener un hilo conductor claro e impactante. Además, debe existir una coordinación logística impecable.
• Tener claridad en el presupuesto total que se va a invertir en el evento. Esos costos son muy variables; por tanto, se debe prever que cualquier cabo suelto puede incrementar su valor monetario.
• Una excelente preproducción. Todo, en la medida de lo posible, debe ser calculado y tenido en cuenta para no sufrir sobresaltos que empañen el desarrollo del acontecimiento.
• Planear y ejecutar un retroplaning coherente con los tiempos requeridos para cada proceso, responsables y ejecutores de cada labor.
• Estar siempre preparados para cambios de última hora y acción inmediata en caso de imprevistos. En ocasiones surgen situaciones que no han sido contempladas y para las que se debe contar con un
“plan B”.

Errores comunes

Si bien es importante tener en cuenta los consejos de expertos, también lo es el conocer cuáles son los errores que más se cometen, para planear eventos a la altura de las expectativas y necesidades.

• No contar con información completa y clara del departamento comer- cial en cabeza del director logístico que tiene, seguramente, la primera aproximación con el cliente (minuto a minuto del evento, resultados esperados, número de asistentes, concepto, fechas, horas de inicio y fin, lugar, etcétera).
• No hacer una visita de preproducción logística, en el lugar del evento, para prever todos aquellos aspectos que la negociación inicial no contempla y que son propios de las características del sitio de montaje y protocolos del espacio (Ej.: ingreso de los equipos y el personal, horas y lugares permitidos de descargue, fuentes de corriente, tamaño y condiciones del lugar de montaje, permisos requeri- dos para ingreso y operación, entre muchos otros).
• No contratar personal freelance suficiente, en caso de requerirlo, para montaje u operación de los equipos.
• Errores en la planeación de equipos para llevar determinado montaje (por falta de visita de preproducción), a fin de no dejar cabos sueltos.
• No prever los posibles inconvenientes durante el proceso de montaje y el mismo evento ni estar preparados para resolverlos.

La logística, desde la planeación y hasta la ejecución de un evento, debe ser su principal pilar, ya que de ésta depende que el suceso se convierta en una experiencia inolvidable para los participantes


Logística de un evento















Un gran, gran evento

Como es tradicional, este año se llevó a cabo el festival musical más importante de Latinoamérica, un evento de colosales proporciones. En el parque Simón Bolívar de Bogotá, durante más de tres días, se desplegó todo un proceso de logística que cada año es más exigente.

Un total de 2.800 millones de pesos, incluidos los costos de gestión y alianzas estratégicas, es la suma que este año se invirtió para realizar un concierto que en promedio tuvo una duración de 11 horas diarias continuas.

Según cifras oficiales, unas 266 mil personas asistieron durante los tres días a la edición 16 del festival. No se presentaron disturbios ni heridos, gracias al buen comportamiento de los participantes y a un despliegue logístico acorde con las necesidades, con la participación de fuerza pública, personal logístico y médico, además del apoyo del personal de la Filarmónica de Bogotá.

Algunos de los desafíos con los que tuvieron que vérselas los organizadores fueron toneladas de equipo que repartieron en dos tarimas; al igual que con 15 bandas internacionales provenientes de Estados Unidos, Inglaterra, Suiza, España, México, Puerto Rico, Jamaica, Ecuador, Uruguay y Argentina; 7 bandas nacionales de Medellín, Ibagué y Santander; 10 invitados distritales y 24 bandas ganadoras de convocatoria.

La participación de numerosos medios locales de comunicación, y 37 internacionales, así como la transmisión en vivo por radio, televisión e internet, también fueron desafíos logísticos que se sortearon hábilmente.

Rock al parque, edición 16, logísticamente hablando, fue un éxito. Hizo gala de creatividad y esfuerzo, lo cual demostró que Bogotá es un destino atractivo para la realización de eventos multitudinarios de talla internacional.