En el marco de la primera edición de la Conferencia Panamericana de Logística, realizada en Bogotá y organizada por la firma Ibarra Garrido Promotores, el español Pank Bedaux, experto analista de ALG, empresa de consultoría de transporte, infraestructura y logística del grupo Indira, expuso sus conocimientos sobre el manejo adecuado de inventarios.

Teniendo en cuenta las variantes del sector, los nuevos proyectos que se prevén para consolidar el crecimiento de los servicios logístico y el empuje que el comercio colombiano presenta a nivel nacional e internacional, se hace imprescindible planear y diseñar procesos en esta materia que sean efectivos a la hora de manejar adecuadamente los inventarios.

La base financiera de cualquier negocio es la venta de bienes y servicios, de ahí la importancia de manejar organizadamente un buen inventario, recurso que logra proporcionar un control efectivo del estado económico de la empresa, pues provee de información y materiales el proceso de producción.

Es entonces cuando la logística adquiere un rol predominante, pues es la encargada de configurar los esfuerzos realizados por las áreas de almacenamiento, compras, despachos, transporte, producción y calidad, lo que a la larga significará el alineamiento en la cuota de ventas, de ahí que los economistas sugieran que un buen inventario sea sinónimo de dinero.

Según Bedaux, “el manejo de inventarios tiene impacto en varias cuentas, así como en la rentabilidad del negocio, mediante la implementación y alineación de las cadenas de suministros con las best practices.”

Para lograr altos niveles de competitividad, es preciso efectuar un estudio exhaustivo y cuantificable de los costos asociados a los sistemas logísticos. Por esto el inventario debe aparecer tanto en el balance general como en el estado de resultados, de esta manera se determinará el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los gastos que la empresa realiza en inversión logística deben ser generados por una previa planificación basada en un análisis de inventario, recurso que tienen que tener en cuenta los costos relacionados con los sistemas de información, junto con los de diseño, soporte e implementación de procedimientos para planificación, control y dirección de los procesos logísticos, asociados con la operación de los sistemas
y gestión de inventarios, aprovisionamiento y compras, almacenamiento y transporte.

Es así como los negocios que basan su economía en la compra y venta de productos requieren alimentar su base de inventarios constantemente, lo cual obliga a la apertura de una serie de recursos principales y auxiliares relacionados con esos controles.

De seguir atentamente estos pasos se podrán utilizar adecuadamente los materiales necesarios, haciendo que estos se encuentren en el lugar adecuado en el momento que sean requeridos, de tal forma que se suplan las necesidades reales de la empresa.

Cómo aumentar las utilidades

Bedaux recomienda algunas estrategias para diseñar una cadena de suministro segmentada que sea acorde con su demanda, para así reducir la complejidad en vez de tener que administrar la complejidad.

1. Racionalizar el número de almacenes. Cumplir los requerimientos de servicios, teniendo en cuenta la valoración económica, relacionando costos de transporte y distribución.

2. Homogenizar y racionalizar referencias. Es importante unificar productos, cambiar de M2O a M2S, centralizar referencias de baja rotación y reducir el portafolio de productos. Se debe analizar si con menos productos se alcanza el mismo nivel de ventas.

3. Planificar en función de la tipología de la demanda.Tratar de tener el producto en stock a nivel de semi-elaborado. Fabricar el producto con base en previsiones, dar el acabado y el packaging en el momento de la distribución.

4. Gestionar los inventarios de forma central/ vendor management inventory. Evitar el efecto ‘látigo’ en la cadena, permite priorizar envíos, mejorar el tiempo de respuesta y ahorrar costos administrativos.

5. Minimizar lotes de producción y distribución. Lograr que éstos sean más pequeños, disminuye el tamaño del stock y permiten manejar de una forma adecuada la carga.

6. Crear visibilidad en tiempo real. Conectar a los clientes, proveedores y operadores logísticos mediante procesos EDI. Contar con información de ventas, pedidos, stocks y confirmación de entregas en tiempo real y disponible para todos los actores de la cadena.

Asimismo, reitera que es importante hacer previsiones, más no tomarlas como una verdad absoluta. Por otro lado, es fundamental disponer de información centralizad y actualizada que permita planificar y ejecutar con la demanda en firme.