“Yo la había dejado por aquí”, repite con angustia la secretaria al tiempo que sus manos pasan en volandas sobre el escritorio, levantando carpetas, pisapapeles, el pastelillo de la media mañana, el vaso de agua, el tarrito que contiene los lapiceros… “Ya va jefe, ya se la llevo”, reitera, mientras su columna vertebral describe un arco a punto de partirse cuando se inclina para buscar la extraviada cotización en la gaveta baja del escritorio. “¿Y es que la necesita ya, Jefe?”, replica ella viéndose sin escapatoria mientras el patrón, con las entrañas echando fuego, finge una sonrisita ante sus nuevos clientes, quienes ya empiezan a pensar en otro proveedor.

Para muchas empresas, el manejo diario de su documentación se vuelve una escena de comedia debido a la falta de un sistema que les asegure la administración, el control del flujo de información y el acceso instantáneo a ésta, que es lo ofrecido inicialmente por un Proceso de Gestión Documental. Utilizando métodos, herramientas y aplicativos tecnológicos para la digitalización, escaneo, indexación y sistematización de documentos, es decir, convertir lo físico –papel– en electrónico, la Gestión Documental podría marcar la línea diferenciadora entre una firma competitiva y otra que no lo es.

“La gestión de toda la información que manejan las organizaciones implica grandes esfuerzos en clasificación, consultas, acceso e integración, ya que por lo general ésta se encuentra regada por distintas fuentes de datos, muchos no digitalizados y dispersos por toda la organización. La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos definidos dentro de los diferentes procesos de la compañía”, explica Ángela Patricia Suárez, directora de mercadeo de Quality Software, una de las compañías líderes en el país en este tipo de soluciones.

Las investigaciones que se han hecho relacionadas con el manejo de la información en el seno de las compañías, indican que más de 100 horas por empleado al año es el esfuerzo medio (y su coste asociado) para búsqueda y gestión de documentación. Entre un 50 y 75 % de la información almacenada está duplicada y entre el 20 y 40 % del tiempo se emplea en la búsqueda y mantenimiento de documentos físicos por puesto de trabajo. Otras cifras señalan que el 80 % de ésta es información no estructurada (correos electrónicos, imágenes, rich media, formularios, etc.).

La Gestión Documental emerge como la propuesta para resolver preguntas relacionadas con procesos puntuales como: almacenamiento: ¿dónde guardar los documentos?; recuperación: ¿cómo pueden los empleados o clientes encontrarlos?; clasificación: ¿cómo organizar los documentos?; seguridad: ¿cómo evitar la pérdida, violación o destrucción no programada de la información?; custodia: ¿cómo decidir cuáles documentos conservar y cuáles no?; distribución: ¿cómo distribuirlos al personal que los necesita?; trazabilidad ¿cuáles son las reglas para el flujo de información entre las personas autorizadas?; creación: ¿cómo colaborar en la creación y modificación de documentos?; autenticación: ¿cómo proporcionar los requisitos legales para demostrar la autenticidad de estos?

En su obra Almacén de clase mundial, Rafael Marín Vásquez, quien también ha prestado asesoría a firmas como Metro de Medellín, Cadenalco S.A., Fenalco Antioquia, entre otras, asegura que: “La gerencia, enfrentada a mercados cada vez más competitivos, no puede ignorar ninguna herramienta diseñada tanto para mejorar la habilidad de la empresa en el manejo de la información como para permitir tomar las decisiones correctas en el lugar preciso y en el momento adecuado”.


La Información como vehículo logístico

La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para el desempeño de las compañías. Del manejo adecuado de la información dependen muchos de los efectos positivos de las operaciones logísticas. Además de la agilización en la búsqueda y localización de documentos clave en la toma de decisiones y en la satisfacción de los clientes, la Gestión Documental permite alcanzar niveles máximos de operatividad al reemplazar métodos manuales por electrónicos, lo que a su vez tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el uso de papelería y el espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración amable con el medioambiente.

“La agilidad en el manejo de la información es el origen de infinitud de operaciones administrativas que repercuten en lo funcional y en lo logístico. En la Era Moderna, el manejo de la información es fundamental para la toma de decisiones de manera oportuna, por eso es necesario el acceso directo y permanente a la información, información que esté al día”, manifiesta Carlos Hernando Aguilar Arizmendi, gestor administrativo del Departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia, entidad pionera en Colombia en la implementación de un Proceso de Gestión Documental propio, fundamentado en técnicas y avances electrónicos modernos.

Con un Proceso de Gestión Documental en marcha, los operarios reducen sus movimientos y concentran sus fuerzas en acciones cien por ciento productivas. “Nosotros somos proveedores de la Universidad de Antioquia. Ellos cuentan con un sistema tan avanzado que es capaz de decirles cuál es el proveedor, entre los demás, que les brinda el mejor precio en un determinado producto, con lo cual se evitan tener a un operario analizando la mejor oferta y elaborando el pedido. El sistema hace esto porque está programado según facturas, cotizaciones y bases de datos actualizadas. Nosotros, por ejemplo, tenemos negocios con varias de sus dependencias que superan los 40 millones al mes, gracias a esta selección de precios”, confiesa Mauricio Garcés, jefe de pedidos de Papelería Papyser, en Medellín.

Con un tráfico de 1.500 facturas diarias sólo en el área de tesorería, lo que equivale a 360 mil papeles al año, y teniendo en cuenta los cinco días hábiles de cada semana, el volumen documental producido por la Universidad de Antioquia sumadas sus demás dependencias –Admisiones y Registros, Biblioteca, etc.– la obligó a desarrollar uno de los procesos de Gestión Documental más moderno y eficientes del país, únicamente equiparable con el implementado por el Archivo General de la Nación, de cuya matriz nacen las directrices técnicas y legales para la creación de procesos similares, tanto en las entidades públicas y no públicas que cumplen funciones oficiales como en las privadas que quieren homologar prácticas en este sentido.

“En cuanto a la facilidad de consulta inmediata y simultánea se llega a un 80 ó 90 por ciento de tiempo ahorrado. La agilidad es el principal factor. En cuanto al espacio físico también se ganan altos porcentajes. La ley dice que en papel se tienen que guardar los respaldos contables de 10 años, luego se pueden sistematizar para conservarlos otros 10 más. Es ahí donde nos ahorramos una década de almacenamiento gracias a la digitalización de los textos. Sólo en contabilidad circulan unos 1.500 documentos diarios. Háganse cálculos relacionados con 10 años de información que no se tiene que almacenar físicamente en un local determinado”, explica Aguilar Arizmendi.

Pero no sólo se trata de ganar tiempo, espacio y ahorrar dinero por concepto de papelería. Un Proceso de Gestión Documental, según la directora de Quality Software, brota como una solución inaplazable a necesidades como: “Ejercer controlar, administrar y hacer gestión sobre los documentos que generan los procesos de negocios. Garantizar la trazabilidad de las actividades que realiza internamente una organización, sin importar los altos niveles en generación de documentos. Capitalizar toda la información de la organización como apoyo a decisiones más acertadas, basadas en el conocimiento y no en el instinto”.


Tecnología que vale ........ La pena

Desde los tiempos de los documentos plasmados en tablillas de arcilla, papiro, pergamino y papel, hasta las exóticas aplicaciones electrónicas de hoy, la necesidad de documentar ha sido inherente a las actividades legales y comerciales del hombre. La evolución ha sido constante y demanda esfuerzos para sortear los retos de cada época.

Hoy, por ejemplo, para dar el brinco del uso manual y material a los procesos automáticos y electrónicos requeridos por la Gestión Documental moderna, lo económico es una limitante admitida tanto por clientes como por proveedores; sin embargo, existe también la conciencia de que la aplicación a sistemas de última generación son imperativos para las empresas que pretenden competir.

“Todos los días los negocios generan y procesan gran cantidad de documentos sobre papel; estos documentos van desde órdenes de compra hasta catálogos de productos y reportes de ventas; proveen un flujo de información vital que debe preceder, acompañar o seguir el flujo físico de mercancías en una transacción comercial. Cualquier interrupción en el flujo de mercancías o de información, altera la correcta operación de la cadena de abastecimiento, lo cual genera sobrecostos significativos”, afirma Rafael Marín Vásquez en su obra Almacén de clase mundial.

Invertir en tecnología propia no es fácil. “Un Proceso de Gestión Documental con un sistema de almacenamiento de documentos es costoso. Las ventajas son muchas pero también tiene sus costos ocultos y no ocultos. El software, el escáner, el mantenimiento técnico de estos tiene su precio. Un software con escáner puede estar por encima de los 200 millones de pesos y eso si es colombiano. También es necesaria la unidad de almacenamiento, la cual supera en valor al software. Esta debe tener una memoria robusta para que pueda guardar bastante. Hablamos de teras y no de gigas. Además hay que tener en cuenta que se requiere de un local para el almacenamiento de aquellos documentos que obligatoriamente se tienen que conservar físicamente”, confiesa el gestor administrativo de la Universidad de Antioquia.

Es aquí donde el outsourcing, la tercerización, surge como alternativa pese a la falta de cultura sobre el tema. Las firmas que ofrecen servicios y asesorías en Procesos de Gestión Documental, sin embargo, se encuentran con la falta de información al respecto por parte del gremio empresarial. “No se comprende muy bien qué es Gestión Documental. Generalmente se percibe como documentación en procesos, documentación de temas internos”, dice Ángela Pinzón, del área de outsourcing de Pricewaterhousecoopers.

Con relación a las últimas tendencias en este campo poco aplicadas en Colombia, manifiesta Pinzón: “Aún está incipiente el tema de BPM”. Pese a estos escollos, diferentes compañías instalan sus carpas en el país para ofrecer sus productos y servicios. Quality Software, Almagrán – Almacenar, Enlace Operativo S.A., Stack Pointer, iQ Outsourcing S.A., Proasistemas S.A., Indra, PricewaterhouseCoopers, entre otras, empiezan a robustecer el gremio nacional.

“Con ELO, herramienta Alemana, Quality Software entrega a sus clientes una solución que se adapta al tamaño de la compañía y a su volumen de información porque maneja diferentes versiones de este, permite hacer eficientes, rápidos, seguros y controlables los procesos de negocio, e incluso los más complicados son fáciles de entender, reproducir y controlar. Además, integra las tareas, el personal asignado a cada una de ellas y controla cada evento asegurando los resultados. Las aplicaciones de TI existentes en la organización (ERP, CRM, e-mail, etc.) se integrarán de manera perfecta con ELO. Así mismo, proporciona una visión de conjunto en forma gráfica, no sólo de la situación actual de cada flujo de trabajo sino también del avance a medida de su ejecución”, expone la directora de mercadeo de esta compañía, Ángela Suárez.

Para tener en cuenta

“El modelo que buscamos implementar compila un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la organización, proveniente de diferentes fuentes como son: clientes, proveedores, producción (si aplica), logística, comercial, etc., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Ángela Patricia Suárez, directora de mercadeo de Quality Software

“Cuando se conoce la información de la empresa, la dinámica de todos los procesos es mucho mejor. La información de la empresa recogida en el sistema permite una consulta simultánea desde diferentes computadores a través de una red, de esta forma el sistema se vuelve multiusuario”. Carlos Aguilar, gestor administrativo del Departamento de Administración Documental de la Universidad de Antioquia.

“En los últimos años, las compañías han invertido grandes cantidades de recursos para modernizar los procesos de producción y distribución, pero han dedicado mucho menos atención a los beneficios que se obtienen de mejorar el flujo de información dentro de la compañía, así como con otras organizaciones”. Rafael Marín Vásquez, escritor, académico y especialista en temas de logística.