Las 95 mil facturas electrónicas (FE) que en promedio pasan cada mes a través del centro de datos de Assenda, compañía dedicada a proyectos de implementación de FE en Colombia, son el mejor indicativo de la fuerza que paulatinamente toma el sistema electrónico de facturación en el país. En 2007, año en el cual se normativizó el uso de la FE mediante el decreto 1929, circulaban mensualmente unas 55 mil facturas por las rutas electrónicas tejidas entre las primeras fi rmas colombianas que se abonaban a este sistema.

“En Colombia las empresas han interiorizado el modelo. Las cifras que podemos proporcionar lo demuestran así. Promedio de facturas mes: 95.000 a través del centro de datos de Assenda: CEN Financiero”, afi rma Claudia Rojas, gerente global de mercadeo y logística de esta entidad, la cual tiene entre sus clientes a Carrefour, Coca Cola, XM, Mercado Libre, Comfandi y Seguros Bolívar.

Tiempo, lo cual en términos de logística equivale a competitividad, efi ciencia, ahorro, ganancia y clientes satisfechos; éste último, el factor que inspiró el nacimiento de la FE. “Todo nació cuando las grandes empresas, especialmente las cadenas de almacenes, necesitaron agilizar el comercio con sus proveedores”, explica Hernando Silva, ingeniero de sistemas y profesor de la Universidad de Antioquia.

Llenar un papel manualmente, enviarlo a su destino, esperar una confirmación, guardarlo en una carpeta de cartón, introducirlo en un archivo corriendo el riesgo de extraviarlo o traspapelarlo, buscarlo para atender futuras verificaciones o para dejar soportes legales representa un maratón, es decir, todo lo contrario de lo que el entorno comercial exige: pruebas de velocidad pura. La facturación manual, así vista, es una contradicción frente a lo que la factura electrónica brinda.

“Al principio apareció EDI (Intercambio de Datos Electrónicos, por su sigla en inglés) y ahora llega la factura electrónica, la cual no es más que una factura común y corriente, sólo que va en formato electrónico y se tramita de esta manera, y tiene unas normas dictadas por el Estado, como el uso del consecutivo -numeración- el cual se solicita exclusivamente a la DIAN”, agrega Silva.

Los tres años que ajustó el decreto 1929 son pocos, no obstante, la necesidad que tienen las compañías para ponerse a tono con los avances tecnológicos las obliga a marchar al vertiginoso ritmo del hoy, si no pretenden perder la competencia ante sus similares. “Para nosotros el tema de factura electrónica es un proyecto que está comenzando y que se tiene planeado en su totalidad para el año entrante”, anuncia Juliana Naranjo Gómez, del área de comunicaciones de Almacenes Éxito S.A.


















“Olímpica no tiene hasta el momento facturación electrónica. No podemos contestarles su cuestionario”, manifiesta por su parte el coordinador de compras, contratos y comunicaciones de Olímpica S.A., Elvis Vargas Maury, al ser consultado por Revista de Logística sobre este tema. Y aunque la FE todavía no es una imposición por ley, el mercado sí plantea exigencias inherentes, como lo da a entender el ingeniero Silva:

“Yo pienso que en menos de cinco años la facturación electrónica deberá estar montada en las empresas comercializadoras del país. Esto, según la velocidad con la cual se está obligando la modernización de las entidades. Todo el que le quiera vender a una cadena de almacenes, en el futuro, tendrá que meterse en el cuento de los sistemas electrónicos para el manejo de documentos. De lo contrario, las cadenas no le permitirán el acceso. El mercado grande lo manejan las cadenas”.

Y aunque han sido las cadenas de almacenes y las grandes empresas las que han empezado a implementarlo, este sistema está al alcance de entidades de menor envergadura, como lo afirma la doctora Rojas: “por competitividad, está comprobado el beneficio que otorga el modelo de factura electrónica. FE es para todos. Independiente del nivel de tecnología, las empresas pueden hacerlo. En Colombia hay más de 300 pymes haciendo FE con el CEN Financiero de Assenda”

A ritmo electrónico

Los valores directos y agregados que genera la factura electrónica para la empresa que la implementa son múltiples. Además de disminuir hasta en un 50% los costos operacionales del proceso de facturación, no sólo por el ahorro del papel sino también del recurso humano que lo gestiona, está el aumento de la productividad, eficiencia y competitividad de la empresa al eliminar labores manuales innecesarias.

“La facturación electrónica representa no imprimir miles de facturas, que es el caso de nuestra empresa. Inicialmente ya existe un costo cancelado en cuestión de espacios, impresiones, etc. No podemos hablar de montos, sin embargo, cualquier ahorro para la empresa es significativo. En cuestión de tiempo, una factura tardaba entre 5 y 7 días en llegar al usuario, después de ser emitida, hoy es de forma inmediata. En cuestiones operativas, tenemos un mayor control de las facturas emitidas, y al ser archivos digitales es mucho más sencillo integrarlos a nuestros sistemas de administración”, explica Ignacio Caride, gerente general para Mercado- Libre y MercadoPago en Colombia.

De acuerdo con la dimensión de la empresa, el ahorro económico por este concepto puede fluctuar entre un 40 y un 80 por ciento. Con la FE disminuyen los flujos de caja, la ocupación de espacios físicos y se facilitan los procesos de conciliación de cuentas, ya que la información logra mantenerse actualizada y a disposición constante gracias a la inmediatez del medio electrónico.




























Esto, a la vez, contribuye en la toma de decisiones. En conjunto, se logra tener una dinámica en armonía con el mercado, al tiempo que se consigue un afi anzamiento corporativo frente a los diferentes públicos que gravitan entorno a la entidad.

“MercadoLibre proporciona una factura electrónica a los usuarios que reciben algún cobro por los servicios que utilizan de la empresa, ya sea por realizar comisiones de venta, servicios especiales, etc. Se emiten miles de facturas mes a mes, y es un ejemplo de los benefi cios de la factura electrónica en cuanto a reducir costos de impresión y almacenaje con un fuerte impacto en el medioambiente, mejorar la relación con usuarios brindando un servicio más rápido y dinámico y mantener un control efi ciente de la documentación contable”, recalca Caride.

La FE redunda en prácticas amables con el medio ambiente si se considera que 250 mil hojas ahorradas, de facturas no impresas, signifi can 17 árboles menos talados, 250 mil litros de agua y 7.800 kwh de energía racionalizados. Además, para las empresas que ofrecen servicios logísticos, la FE también se convierte en un atractivo gancho: “Nosotros, al igual que muchas empresas del país, usamos servicios de empresas de logística que ahora suman a su portafolio el sistema de facturación electrónica, en este momento MercadoLibre no está haciendo una inversión tecnológica sobre este tema”.

El impacto de la FE es variado según la naturaleza de cada empresa. En el caso de MercadoLibre y MercadoPago su gerente general, Ignacio Caride, así lo expone: “El e-commerce en Colombia va en franco crecimiento, es una industria con gran potencial. Eso pasa, por ejemplo, si se juzga por Mercadolibre. Sus ingresos aumentaron 42% en el primer trimestre de 2010 frente al mismo período de 2009. La posibilidad de que el mercado para estos negocios crezca es grande. Las tarjetas de crédito en Colombia tienen una de las tasas de penetración más bajas del continente y el auge del internet es un asunto más bien reciente, de los últimos dos o tres años. Hace cinco años había muy poco acceso a internet. Hoy Colombia es tercero después de Chile y Argentina. Superó a Brasil en la proporción de abonados a internet como porcentaje de la población. Estas dos características hacen pensar en que se pueden incrementar sustancialmente las ventas electrónicas”.


























Un solo idioma

La factura electrónica está soportada por un trípode que lo componen la empresa que adopta este sistema, por los proveedores de ésta y por la firma especializada que brinda el servicio electrónico -interfaz-. Su ensamble tecnológico es en esencia simple, según Claudia Rojas, representante de la primera firma proveedora de este servicio en el país. “Es muy fácil. Para el procedimiento de envío y/o recepción de información se requiere tener un computador con acceso a Internet”.

Y agrega: “en el caso de Assenda los usuarios se conectan con el CEN Financiero que es el sistema central que Assenda pone a disposición de las empresas para ejecutar los 5 procesos de factura electrónica: Expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición. La inversión a realizar –por parte de quienes contratan este sistema- está asociada a la implementación y un valor variable por transacción que paga mensualmente”.

Pero en medio de esta tríada: empresa, proveedores y firma especializada, empieza a aparecer un cuarto componente, cuya función es crear un estándar, un sólo idioma dentro de este universo electrónico. “GS1 Colombia no es proveedor de servicios de factura electrónica. Su función ha sido trabajar de la mano de los usuarios para acordar desde su papel de ente neutral un estándar único para su estructura y contenido, basado en el estándar internacional GS1 de comercio electrónico”, especifica su director Rafael Flórez Barajas.

Este “mensajero” operará sin agredir las diferencias de los componentes, propendiendo por lograr una operatividad universal, no sólo dentro de Colombia sino también con el mercado exterior: “a partir del año entrante, por solicitud de varias grandes superficies, GS1 Colombia desarrollará un enrutador de facturas que permitirá a cada emisor utilizar la empresa proveedora de servicios de valor agregado de acuerdo con sus propios intereses de negociación e independiente del proveedor de este servicio que utilice la cadena de comercio”, aclara Flórez Barajas.

El mundo se convertirá en una pequeña aldea. Así lo presagiaba Mac Luhan, uno de los teóricos de la comunicación, al avizorar el avasallante desarrollo de la tecnología en las comunicaciones. Ese “achicamiento” también es presagiado en el ámbito logístico producto de la rápida conectividad informativa que hoy se da en los procesos y gestiones administrativas, no sólo al interior de las empresas sino también en la relación de éstas dentro del contexto del mercado local como internacional. Tal emplazamiento e interacción se da con más rapidez cuando se confl uye en un mismo ‘idioma’.

“Esta forma de hablar estructurada en la cadena de valor se denomina estándar. GS1 Colombia es la entidad en el país que administra el estándar de comunicación e identifi cación más utilizado internacionalmente. Así, GS1 Colombia se constituye en una excelente opción para soportar a las empresas en la implementación de herramientas de conectividad que soporten los procesos logísticos y con ello el fl ujo sincronizado de producto e información a través de la cadena de valor”, asevera Flórez.

La ruta trazada por FE parece inevitable. Mientras los estudiosos de los sistemas electrónicos diagnostican que en menos de cinco años la facturación electrónica será el factor común en las dinámicas comerciales, la experiencia de otros países apunta a que se convertirá en ley obligatoria, según lo informa el director de GS1 Colombia.

“Chile, Argentina y Brasil han avanzado bastante en el tema. En México, a partir del primero de enero de 2011 las empresas que facturen más de 4 millones de pesos anuales deberán emitir Facturación Electrónica. En Argentina hay obligatoriedad en los sectores de Celulares, ISP, Servicios de Cable de TV, Medicina Prepaga, Servicios de Software, Seguros de Caución al igual que para los Exportadores y las empresas nominadas expresamente por AFIP. En el 2011 esta medida se aplicará también para Importadores y el sector de alimentos”.