La necesidad de tener el control de toda la cadena productiva de una empresa para integrar las estrate- gias de negocio, mejorar los procesos y reducir los costos es la pauta que está marcando el norte de las empresas actualmente. La Planificación de Recursos Empresariales o ERP -en inglés, Enterprise Resource Planning se erige entonces como la herramienta ideal para empresas y organizaciones que buscan automatizar sus procesos en beneficio de una mejor productividad.

Los ERP son sistemas de software empresariales que han evolucionado a partir de otros sistemas que se ocupan de uno o varios procesos de negocio, pero no de la totalidad de los mismos. En los ERP pueden intervenir, según la necesidad y los objetivos de la empresa, desde el mercadeo y la administración del servicio al cliente pasando por las compras, la producción, el transporte y la logística, la contabilidad y las finanzas, hasta las funciones encargadas de operar los recursos humanos.

Cualquier tipo de empresa puede implementar estos sistemas: “Puede ser un negocio pequeño o una corporación internacional, que desee usar la tecnología como un habilitador de su éxito”, explica Iván Rebolledo, director comercial de Epicor para Latinoamérica y el Caribe.

Las empresas proveedoras de ERP co- inciden en que las organizaciones deben evaluar sus procesos administrativos y financieros, la calidad de la información y el personal para establecer fortalezas y debilidades. Por eso, para escoger el mejor proveedor que se adapte a su estructura, pueden realizar socializaciones con otras empresas que ya han tenido experiencia en la implementación de estos sistemas.

“Antes de implementar un ERP, las casas de software realizan análisis de ingeniería de valor que permiten a las compañías determinar los aspectos que deben ser mejorados. Además, una vez se ha terminado el proyecto, hacen una evaluación para comparar los resultados,” explica Mauricio Vargas, líder de ventas de SAP para Colombia. Este proceso es fundamental para que los demás pasos en la implementación de un ERP surtan efecto. Así lo puntualiza Iván Rebolledo:

“Si no se hace un análisis previo de las necesidades de la empresa respecto a lo que ofrecen cada uno de los proveedores estudiados, puede haber repercusiones importantes en cuestión de costos y tiempo, y seguramente la implementación fallará”.

El siguiente paso consiste en capacitar al recurso humano de la empresa para que aprenda perfectamente la nueva forma en que se manejarán los procesos. En este punto es fundamental la interacción de los ‘usuarios’ con el sistema, ya que si bien se genera una automatización de los procesos, el ciclo se completa cuando el personal realiza las acciones correctas para que aquél funcione bien. Hay que subrayar que el posible retorno de inversión que se busca viene de la mejora de procesos que el ERP soporta, y no del software. “También es importante considerar un adecuado manejo del cambio, sustentado por un periodo de capacitación razonable para evitar fallas en el proceso”, resalta Iván Rebolledo, haciendo énfasis en que el programa de capacitación debe reforzar no sólo la socialización del ERP, sino garantizar que éste sea efectivo.

Evaluando ERP

A medida que la implementación del sistema avanza, las empresas proveedoras de ERP ofrecen un servicio que permite saber en qué estado se encuentra el proceso (qué hay que reforzar o qué puede estar fallando). De este seguimiento dependen tanto el cumplimiento de los objetivos de la empresa como el futuro éxito de ésta. “IBM tiene servicios mediante los cuales se revisa la ‘salud’ de la implementación hecha en el pasado; su objetivo es realizar un diagnóstico para identificar oportunidades de mejora que permitan alcanzar los beneficios esperados. Siempre es bueno contar con un asesor externo experimentado, que realice una evaluación rápida de la situación e identifique los puntos que deben mejorarse”, puntualiza Mauricio Vargas.


Un ejemplo perfecto de la solución ERP lo constituye AGFA Gevaert Colombia firma belga con nueve años de presencia en el país y especializada en el segmento gráfico. En un proceso de evolución tecnológica se buscaba -con los sistemas ed Epicor- recopilar todos los sistemas de información dispersos en diferentes bases de datos para integrarlos en una única base de datos que generara un control más efectivo. “Necesitábamos varias cosas: primero, integrar los datos; segundo, hacer un buen manejo de éstos para facilitar la disponibilidad de la información; tercero, establecer un sistema seguro que permitiera definir el nivel de usuarios que podían tener acceso y operar los diversos módulos; cuarto, lograr la consolidación, teniendo en cuenta que para los procedimientos fiscales un solo sistema de información es más manejable que muchos sistemas heterogéneos; y, finalmente, constituir un sistema que operara una fuente única de datos”, Gerardo Páez Serrano, gerente IT de AGFA Gevaert Colombia.

En este caso, los beneficios obtenidos con la implementación ERP fueron, entre otros: el ahorro en costos operacionales de hasta un 30% más; un mejor acceso a la información por parte de cualquiera de los ejecutivos de la empresa; y una solución global para todas las subsidiarias de AGFA Gevaert en el planeta.

Las ventajas que ofrece la implemen- tación adecuada de un sistema ERP son diversas. Si el sistema está bien integrado y la implementación se realiza de acuerdo con la metodología y el alcance propuesto, los beneficios se verán reflejados en todas las áreas y procesos de la empresa: visualización de la operación en toda la cadena productiva; eficiencia en la toma de decisiones; incremento de la productividad y la competitividad; reducción de costos; y concentración en tareas más estratégicas. Pero hay una ventaja más importante, derivada de las anteriores: crecimiento y recuperación de la empresa.

En cuanto a las posibles desventajas, Iván Rebolledo afirma lo siguiente: “La situación generalizada que observamos no sólo en Colombia, sino en Latino- américa, es que los proyectos de ERP se han convertido en proyectos de control, es decir, su adquisición es vista como un costo y no como una oportunidad para mejorar las operaciones y traducir la inversión en resultados concretos”. Por otra parte, hay quienes se refieren, no tanto a las desventajas, sino a los posibles puntos negativos (riesgos), entre los que se encuentran los costos, que incluyen -además del costo del software como tal- la implementación, la capaci- tación, el soporte y la configuración. Así mismo, hay que tener en cuenta el tiempo que se requiere para llevar a cabo estos procesos, así como la disponibilidad y la actitud de los empleados. “No es posible hablar de desventajas, sino de riesgos, como la resistencia al cambio, la falta de control del alcance, y la calidad de los datos, entre otros.” Mauricio Vargas, de SAP para Colombia.

Las empresas –grandes, medianas o pequeñas– están obligadas a considerar la tecnología como una herramienta fundamental para su crecimiento y su desarrollo, independiente del monto de su facturación anual o el número de empleados, de que tenga sucursales o no, etcétera. Es evidente que el solo hecho de adquirir un sistema empresarial ERP no garantiza el retorno de la inversión por el costo del software ni el cumplimiento de los objetivos propuestos. La empresa, como un todo integral, debe dirigir sus esfuerzos para sacarle el mejor provecho al sistema empresarial ERP que escoja.

Riesgos implementación ERP

• Costos:
Es el más importante e incluye no sólo los costos del software, sino también la implementación, la capacitación, el soporte y la configuración, entre otros.

• Tiempo:
Las operaciones de la empresa se pueden ver afectadas, ya que la implementación de un sistema ERP es un proceso intensivo.

• Recurso humano:
Algunas personas realizan muchas de las tareas automatizadas por el ERP; por eso, la habilidad y el entrenamiento deben ser efectivos para evitar inconsistencias en el sistema.