Muchas empresas de diferentes sectores de la economía requieren, en alguno de los momentos de su cadena de producción, la contratación de una empresa de transporte y/o distribución debido a las altas sumas de dinero que representa poseer una infraestructura adecuada para poder suplir esta necesidad eficientemente.

En Colombia existen varias organizaciones de vasta envergadura dedicadas a prestar este servicio, y aunque en su mayoría son empresas serías que cuentan con una infraestructura y un buen nombre, suficientes para llevar a cabo gran número de operaciones de manera satisfactoria, también se encuentran en el mercado empresas que pueden traer consigo grandes inconvenientes.

Dentro de la cadena logística de la mayoría de las empresas, el transporte es uno de los elementos que tiene mayor importancia debido a su repercusión en puntos tales como la distribución, el manejo de stock y el precio final de un producto. De ahí la relevancia de escoger bien al operador que lleve a cabo esta tarea.

Después de elegir el operador, se debe continuar con cierta rigurosidad en puntos claves dentro del contrato ya que estos pueden estropear el esfuerzo de evaluar a la organización que finalmente se encomiende a la tarea del transporte y la visión que se tenga de ésta.

El empleo de empresas no establecidas legalmente, cambiazo de vehículos, robo de mercancía y, en caso de un siniestro, el incumplimiento en las indemnizaciones son algunas de las practicas más comunes que, según Omar González Pardo, Presidente de Almagrán y Almacenar, se presentan en nuestro país.

Estas malas costumbres, que se dan tanto por parte del contratante como del contratista, normalmente entorpecen la logística de una empresa y llevana la pérdida de grandes sumas de dinero representadas en retrasos, pérdida de mercancía y otros sucesos que afectan el bolsillo de las organizaciones que ven cómo sus intenciones de ahorro se ven empañadas por malas decisiones y falta de atención a los detalles.

Este tipo de problemas, que son más comunes de lo que parecen, pueden ser evitados con la aplicación de prácticas sencillas dentro de las diferentes organizaciones a la hora de escoger y de llevar a cabo la celebración de un contrato con una empresa dedicada al transporte de mercancía.
        
Algunos Consejos útiles a la hora de escoger

De acuerdo con Omar González Pardo, las siguientes son algunas de las recomendaciones que se deben tener en cuenta a la hora de elegir una empresa transportadora, a fin de no llegar a desafortunados sucesos que entorpezcan los objetivos de una organización.

• Verificar que la empresa esté legalmente establecida: una empresa que se encuentre legalmente constituida cuenta con un mayor respaldo y una mayor responsabilidad. En la actualidad es muy fácil saber si una empresa es legal o no a través de los sitios web de entidades como la DIAN, la Cámara de Comercio, el Ministerio de Transporte, entre otros.

• Verificar que no haga parte de listas negras: es importante establecer el estado tanto financiero como legal de la empresa que se va a contratar. Al aparecer en algún tipo de reseñas como la Lista Clinton, en donde se muestran empresas y personas que tienen algún tipo de relación con dineros del narcotráfico, la capacidad de cumplir con sus funciones puede verse en cualquier momento comprometida a causa de embargos u otro tipo de medidas disciplinarias.

• Debe contar con un buen capital de trabajo: una empresa transportadora que cuente con recursos suficientes puede dar respuesta a cualquier tipo de inconveniente que se presente, asegurando así la satisfacción de sus clientes incluso ante panoramas no favorables y desalentadores.

• Tener un cubrimiento amplio: una gran capacidad de cubrimiento no sólo habla del tamaño de la organización, también respalda sus operaciones en una mayor cantidad de terreno lo que le facilitaría llegar a soluciones en caso de problemas durante los procesos.

• Trazabilidad: la capacidad de que el cliente pueda saber en cualquier momento la ubicación exacta de su mercancía no sólo le genera confianza y tranquilidad, también habla de las buenas prácticas en la cadena logística de la transportadora.

También es importante conocer los lineamientos y las políticas con las que cuenta la empresa, tales como la conservación del medio ambiente, y que éstas vayan en armonía con las propias ya que esto genera una continuidad del pensamiento de la organización.

De igual manera, una vez se logre establecer cuál es la empresa mejor calificada y que más se ajusta a las necesidades de la organización para ser elegida como la transportadora a la que se le deleguen las responsabilidades propias de su actividad comercial, es recomendable tener en cuenta ciertas recomendaciones.

Ojo con la letra menuda

Es importante tener pleno conocimiento de qué clase de servicio se está contratando y bajo qué condiciones para evitar futuros inconvenientes, por lo que mirar detalladamente toda la documentación
relacionada con éste es una máxima a lo largo del proceso.

Necesariamente dentro del contrato también se deben estipular una serie de disposiciones que, de una u otra forma, garanticen los términos del mismo y la tranquilidad que la tarea para la que fue contratada una empresa se lleve a cabo bajo ciertos parámetros mínimos de calidad:

• Cláusulas de cumplimiento: en la mayoría de contratos que se celebren como consecuencia de la adquisición de un servicio se deben incluir cláusulas de cumplimiento, en donde las partes estipulen tanto sus obligaciones como sus sanciones en caso de faltar a éstas.

• Cláusulas de colocación de vehículos, de modelo a utilizar y condiciones de estos: en el caso particular de las empresas transportadoras es importante conocer el parque automotor e infraestructura en general con el que cuenta pararealizar sus operaciones, y que se garantice a los clientes el correcto funcionamiento de estos así como en los casos en que sea requerido se cuente con ciertas características especiales.

• Cumplimiento de itinerarios, de entregas, de seguros, responsabilidad en las averías, entre otros:

es importante que la empresa transportadora se comprometa con los tiempos en los que se va a llevar a cabo la tarea para la que fue contratada. Así mismo, se debe hacer responsable por la mercancía que transporta y hacerse cargo de los sobrecostos que se puedan llegar a generar durante el proceso.

Teniendo en cuenta estos y otros pasos básicos a la hora de seleccionar una empresa transportadora se minimizan los riesgos innecesarios y previsibles, que se pueden evitar prestando atención y logrando implementar una serie de buenas prácticas dentro de cada organización.

Contratar una empresa transportadora es ante todo un asunto de confianza que debe ser construida entre las partes, sin embargo, si se siguen estos consejos es probable que se de inicio a una relación comercial duradera y alejada de inconvenientes que puedan perjudicar los intereses comerciales de una u otra organización.