El que ha trabajado en una bodega sabe que no se trata solamente de mantener el orden. Sin un sistema, sin una forma inteligente de lograr que ese orden se convierta en eficiencia y se mejore la productividad de la zona de almacenaje, estamos hablando simplemente de un espacio bonito lleno de cajas. Por eso al hablar de retail hay que hablar obligatoriamente del WMS.

El “Warehouse Management System”, por sus siglas en inglés, o simplemente el “Sistema de Gestión de Almacenes”, es un método probado para aumentar el nivel de servicio de clientes sin incurrir en costos adicionales a largo plazo.

Se trata, como su nombre lo indica, de un sistema en todo el sentido de la palabra: es la integración de soluciones para la movilización, almacenamiento y bodegaje, con todos los procesos asociados. Como bien lo explica Miguel Becerra, gerente comercial de CTN Global Colombia, empresa que suministra el software necesario para el desarrollo del WMS: “Lo que se logra gracias al WMS es eficiencia y bajar costos, moviendo más mercancía en menos tiempo y con más exactitud. Los errores pueden costar mucho dinero. Entre más muevas, más posibilidad de error tienes, por eso son claves los software de este tipo”.

Según Becerra, uno de los grandes encantos de la implementación del WMS es que también se logra la disminución de inventarios, se genera una liberación de capital de trabajo y “eso va de la mano con la mejora del servicio al cliente”.

Por eso es cada vez más común que las empresas colombianas recurran al sistema de gestión de almacenes, porque las ventajas son incuestionables, y a muy corto plazo, los beneficios son visibles.

El primer paso, según expertos como Carlota Pérez, autora del libro Capital financiero y revoluciones tecnológicas, es olvidar el concepto de bodega y almacén, y convertirlos en “Centros de Distribución”, puntos de transformación del producto. Porque no se trata sólo de almacenar, muchas veces el producto cambia en su forma o en su empaque antes de ser enviado a su destino final. Por eso, las compañías con resultados excepcionales serán aquellas que proporcionen servicios añadidos de información tecnológica. Como lo resume Pérez en una frase: “Las compañías que no adopten esta tecnología van a desaparecer”.

No es orden, es eficiencia

Tal vez lo más impactante de la implementación de sistemas WMS está en los resultados fuera de la bodega, especialmente en la distribución y en el control de ventas. Por eso las grandes superficies son los líderes en casos exitosos de su uso en Colombia.

El Grupo Éxito, que incluye Carulla, Pomona, Éxito, Surtimax, Ley y Home Mart, implementó el WMS hace seis años con resultados que le hacen honor al nombre de la compañía, incluso lo explica en un documento oficial: “Para soportar su visión de consolidarse en el mercado colombiano como la organización de comercio al detalle líder en almacenes de grandes superficies y supermercados, la empresa ha emprendido una serie de proyectos en diversas áreas de negocio. En el área de logística, que es un pilar fundamental para darle a los consumidores los productos de la mejor calidad a los mejores precios, se ha emprendido un proyecto de mejora y optimización de la infraestructura por lo cual se realizó un proceso de adquisición de soluciones tecnológicas de WMS y TMS”.

Por supuesto no es el único caso. Su gran competidor, Carrefour, también es una muestra clara de cómo el WMS cumple con la misión que le asigna Pérez: minimiza las pérdidas de inventario, reduce los costos operativos, incrementa la capacidad de almacenaje y la exactitud del inventario, crea un control de operación en tiempo real y sin papeles, prioriza la asignación de tareas, mejora el servicio al cliente y agrega valor y competitividad a la organización.

La tecnología implementada por Carrefour le permite afirmar que ha logrado “una reducción de los costes en toda la cadena de suministro al proporcionar una mayor exactitud en las previsiones, lo que conlleva una reducción de inventarios, una disminución de rupturas de stock y un mejor servicio al cliente (por los cumplimientos en las cantidades y fechas de entrega). Todo ello se traduce en mayores ingresos por incremento de ventas (mayor competitividad por un mejor servicio y mayor frescura del producto al cliente final)”.

Sin embargo, el WMS no sólo es utilizable en grandes superficies. El de la Organización Corona es otro caso exitoso, tanto así que a comienzos de este año hizo público sus niveles de confiabilidad de inventarios del 99%: “La evolución de Logística & Transporte Corona, pasando de una empresa transportadora a un operador logístico, implicaba grandes retos para la Organización. Parte de estos retos se enfocaron en la integración de las Operaciones Logísticas de los Centros de Distribución existentes manejados por cada UEN, los cuales pasarían a ser manejados por el Operador Logístico de la compañía. Esto nos planteó la necesidad de contar con un Sistema Administrador de Almacenes (WMS) que fuera capaz de cumplir con dos requerimientos principalmente: manejar multialmacenes (varios centros en un mismo sistema), y manejar multipropietarios (productos de varias UEN bajo un mismo techo). Como respuesta a esta necesidad, la conclusión fue invertir en la solución de WMS de Infor, proporcionada por Tecsys”, comentó Jaime Acevedo Flórez, gerente técnico de Logística & Transporte Corona.

Para grandes y chicos

Contado así, pareciera que utilizar un WMS fuera exclusivo de las grandes empresas, pero no, no se trata de algo restringido a compañías de músculo financiero: “Las pymes tienen una gran oportunidad de negocio”, dice Becerra.

“En temas logísticos hay unos costos muy altos en Colombia. Respecto a la tecnología y eficiencia de la empresa media, por su escepticismo, transporte y cultura, contratan desarrollos locales o hacen un trabajo muy manual hasta cuando no les da más. Y en ese caso contratan desarrollos a la medida, que les cuesta poco pero que nunca va a ser eficiente”, analiza el especialista, quien sugiere que la apuesta por el sistema de gestión es ganadora: “Los costos operativos se reducen de forma que un pequeño empresario puede valorar muchísimo”.

Como se lo dijo recientemente a la Revista de Logística Pedro Puig Montserrat, empresario español y especialista en Logística de Almacenes: “Hay una tendencia en Latinoamérica a la estupidez. Cierto, a Colombia no la conozco lo suficiente. Lo que he visto es que al stock le ponen un preparador y a éste un controlador, alguien que se haga responsable. Luego, le ponen en el muelle de salida a alguien que verifique el trabajo que han hecho los dos primeros. Después te meten en un departamento de auditoría, que te cagas. Las cifras: 97, 33%. Eso es mentira, porque así no se hacen las cosas. Eso no tiene sentido. Se trata de reducir los costos operativos, pero de este modo ¿cómo se puede dar? ¿Se logra sin un WMS? No creo”. Por eso la pelota está ahora en el campo de los encargados de almacenamiento: ¿se quedan sólo con el orden o le apuestan a la eficiencia? El crecimiento de la empresa del retail depende de esa respuesta.