Hace aproximadamente tres años el surcoreano Ban KiMoon empezó su mandato como secretario general de la Organización de las Naciones Unidas, Bogotá fue nombrada como Capital Mundial del Libro, el lanzamiento del primer satélite artificial, el Sputnik, cumplía 50 años y la empresa Familia Sancela dio comienzo al proceso de implementación de sistemas RFID en su planta de Cajicá.

Con la colaboración de Egoméxico y como respuesta a una serie de necesidades y requerimientos de sus mayores clientes, entre ellos Almacenes Éxito, Familia Sancela decide implementar sistemas RFID y así convertirse en la compañía pionera en nuestro país para sistemas de este tipo.

Aunque algunas otras empresas llevaban algún tiempo probando con sistemas piloto montados paralelamente a sus mecanismos tradicionales en sus instalaciones, fue Familia Sancela la primera en implementarla directamente en sus procesos afectándolos por completo.

De acuerdo con Elkin Diez, consultor estratégico de TI Familia Sancela, el punto de partida para la implementación de sistemas RFID en la compañía fue una solicitud hecha por parte de sus principales clientes, en la que se le pedía que incorporara dentro de sus procesos herramientas de este tipo.

A pesar de que dicho requerimiento no era obligatorio, la empresa decidió aceptarlo y entrar de lleno con la nueva tecnología, no solo para cubrir la solicitud de sus clientes, sino como parte de todos los procesos de producción y distribución para así poder sacarle el mayor provecho posible.

Se comenzó por identificar el proceso más propicio al interior de la empresa para comenzar con la implementación del nuevo sistema, lo que dio como resultado que en la tarea de producción y distribución no existía ningún tipo de control que les permitiera a los jefes de planta influir de manera positiva en los niveles de productividad de la empresa.

Tanto la planta de producción como la de distribución y las labores de transición de mercancía entre estas presentaban, en el mejor de los caos, una exactitud del 85%, dejando un alto margen de diferencia que influía negativamente en varios de los frentes de la compañía.

La falta de control sumada a la imposibilidad de tener el producto disponible inmediatamente salía del proceso de producción, debido a la falta de mecanismos que lo permitiesen y a la necesidad de procedimientos manuales al finalizar cada turno, hicieron de estas tareas puntos de partida para la implementación de un nuevo sistema que contribuyera con su mejoramiento.

Una vez seleccionado el proceso y las plantas de producción y distribución de Cajicá, como los ejes claves en los que se iba a trabajar, conjuntamente con Egoméxico se elabora el diseño de la solución para que permita conocer los movimientos de toda la mercancía gracias a la trazabilidad y mayor exactitud, principalmente.

EL DISEÑO Y EL PROCESO

Una vez reconocidas las necesidades y los principales frentes de trabajo, se realizó un diseño que le permitía a Familia Sancela tener completo control de la mercancía desde el momento de salir de producción hasta el momento que salía de la planta de distribución.

Según Elkin Diez, lo que se pretendía era pasar el producto terminado desde la planta de producción al centro de distribución sin tener que realizar ninguna operación manual diferente a mover el producto por medio de un montacargas o un portaestibas.

Las otras tareas que se realizan para generar la orden de producción, para mover el producto de una localización a otra o para ingresarlo en el inventario como producto terminado en el centro de distribución, funcionan de manera automática controlando el proceso en todo momento.

Cada pallet (estructura de agrupación de carga) tiene una configuración estándar, por cada referencia debemos saber cuántas bolsas debe traer cada pallet; una persona lee un código de barras que genera una etiqueta RFID, que se coloca para diferenciar cada uno de los embales; todo esto ocurre en la planta de producción.

Posteriormente una persona del centro de distribución, que también se encuentra debidamente identificada, verifica que la construcción del pallet, que ha sido realizada automáticamente por una serie de máquinas, sea correcta para a continuación presentarse en un primer portal.

El sistema cuenta con cámaras con sensores digitales que controlan los accesos a ciertas áreas delimitadas, cuando una persona ingresa a ellas los sensores envían una señal a las antenas de RFID, el sistema en ese momento valida tanto el pallet como a la persona que va con él por medio de un Tag o etiqueta que los identifica y que los autoriza o no para estar en dicha área.

Al cumplirse con todas las validaciones, tanto de la persona como del producto, se levantan unas talanqueras que permiten la salida de la planta de producción a la zona denominada ‘tránsito’, que divide la planta de producción del centro de distribución. Allí se controla el tiempo que se demora la persona de pasar de un lugar a otro dependiendo de las instalaciones de las que se trate.

Si al transcurrir un tiempo máximo asignado para el proceso la persona no ha completado el trayecto, el sistema genera una alarma tanto sonora como lumínica y envía automáticamente un correo electrónico al jefe de la planta y al del centro de distribución en donde se identifica a la persona y al pallet y se da a conocer que salió del centro de producción y al transcurrir el tiempo máximo estimado aún no ingresa al centro de distribución.

Cuando se llega al centro de distribución el sistema hace las mismas validaciones y además verifica que el pallet sea el que previamente salió del centro de producción; una vez validados estos datos se levanta una talanquera que permite el ingreso al centro de distribución. Allí la persona que lleva la carga lee el código de esta y por medio de un mecanismo de reconocimiento de voz el sistema le indica en qué lugar exacto debe ser almacenado.

A pesar de que el sistema puede tener pequeñas variaciones en función de las instalaciones y de las distancias que se deban recorrer, en esencia el diseño del sistema es el mismo en las plantas en las que se está implementado. Aunque la primera planta en aplicar el proyecto fue Cajicá, a lo largo de estos tres años se ha desarrollado también en Guayabal, Girardota, Rionegro, Caloto y en Ecuador, todos funcionando con la configuración, software y tecnología provista por Egoméxico.

BENEFICIO

Lo primordial en términos de beneficios es que todo el proceso está totalmente controlado, se puede saber dónde está la mercancía en tiempo real, qué persona la mueve, en qué momento y a qué hora; se poseen alarmas, sonoras y lumínicas, apoyadas por correos electrónicos, además de registros fílmicos que pueden ser consultados ante cualquier inquietud o anomalía.

Como consecuencia del control y la trazabilidad, la exactitud del inventario tiene un incremento del 100%, por lo que en este momento no se generan diferencias entre las plantas de producción y distribución. Los indicadores del servicio al cliente han mejorado alrededor del 3% y procesos como el de inventario han pasado de una periodicidad diaria a mensual lo que deja mucho espacio y tiempo para ser empleado en la mejora de otras tareas.

En cuanto a la inversión, ésta fue recuperada en menos de un año si se tienen en cuenta las diferencias de inventario que existían antes del RFID, además de la oportunidad de planear mucho mejor los procesos de producción gracias a la exactitud alcanzada del 100%.

Se tiene planteado desarrollar el mismo proyecto en República Dominicana y en Argentina, donde hace poco se adquirió una planta. El siguiente paso es que por medio de la aplicación de nuevas herramientas tecnológicas y a través de un acuerdo con Almacenes Éxito se mejoren los procesos de despachos y recibos.