Escoger la bodega adecuada para los productos se ha convertido en un dilema que acoge distintos factores para su óptima solución, me refiero a que para realizar satisfactoriamente esta elección, se debe tener en cuenta la gran cantidad de variables que condicionan de manera determinante el éxito de la selección final. Dichas variables están compuestas por factores como, conocer la ficha técnica de cada uno de los productos y sus respectivas especificaciones, identificar las condiciones de su almacenamiento, establecer ¿Qué es lo que se va a guardar?, ¿Cómo se debe guardar? y ¿Cuánto tiempo se va a guardar? Como consecuencia se podrá tener la potestad para decidir si es mejor comprar o alquilar. Teniendo claros y definidos los factores anteriormente nombrados ya se puede empezar a pensar en la seguridad de la mercancía, pues es fundamental adecuar los sistemas de seguridad que van a proteger la mercancía. En ese orden de ideas, se puede empezar por tener en cuenta:

FICHA TÉCNICA Y ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO

Claramente se debe identificar y priorizar los requerimientos de almacenamiento que exige el producto. Dependiendo del tipo de mercancía, se podrá determinar factores vitales como las condiciones ambientales que garanticen la preservación de la misma, por ejemplo en el caso de los alimentos específicamente las frutas, es necesario garantizar que la temperatura sea de ambiente de conservación, ya que de ser muy alta acelera el proceso de maduración, lo que impide su almacenamiento por una prolongada cantidad de tiempo. Pero si por el contrario se congelan, las frutas se dañan; la profundidad del daño depende de la duración del proceso de congelación, puesto que si esta es muy profunda, podrían estropearse rápidamente después de la descongelación.

En el caso de productos químicos es necesario tener en cuenta que existen condiciones que no sólo conservan el producto sino que también podrían evitar un accidente, me refiero a que para disminuir los riesgos de cualquier tipo es fundamental reducir el stock al mínimo ya que así también se disminuye la carga térmica, si por el contrario, el almacenamiento es prolongado podrían existir riesgos como que los productos sufran transformaciones o en el peor de los casos exploten. Para el almacenamiento de plásticos, estos deben almacenarse en un lugar seco y dentro de lo posible libre de polvo para que no se dañen o deformen.

MERCANCÍA NACIONALIZADA, POR NACIONALIZAR O DE EXPORTACIÓN. ZONAS FRANCAS VS. DPA

Dependiendo del factor tiempo y del estado legal de la mercancía, se podrá decidir la ubicación y el lugar de almacenamiento de los productos, según el ingeniero José Figueroa, coordinador de mercadeo de Almagrario, “para productos nacionalizados se puede contemplar la opción de guardar en bodegas nacionales, que en su mayoría son bodegas con todos los implementos comunes, o en cobertizos que son unos emplazamientos que se arman para hacer una bodega temporal. En el caso que mi mercancía se pueda almacenar en arrume y no tenga requerimientos ambientales puedo guardarla en contenedores”. Si la mercancía es por nacionalizar, según José “solamente se puede almacenar en dos tipos de bodegas DPA (Depósito Público Aduanero) o Zonas Francas, estas últimas son las de usuarios comerciales y usuarios industriales. La diferencia entre un depósito público aduanero y una zona franca es que en los DPA puedo almacenar mi mercancía de dos a tres meses, teniendo una autorización de la DIAN y concibiendo este tiempo como el máximo que puedo tener la mercancía esperando por su nacionalización. Mientras que en las zonas francas, yo puedo tenerla todo el tiempo que yo necesite e ir nacionalizando a medida que valla saliendo la mercancía”.

Con referencia a los costos es necesario conocer que con los DPA podría haber una importante reducción de estos, puesto que en comparación con las zonas francas, el precio del metro cuadrado reduce considerablemente. Según el concepto de José como ventaja se tiene que estando en una zona franca no se está pagando el arancel, y a medida que se vende se puede ir nacionalizando. Pero la desventaja se ve reflejada en el costo, debido a que el costo de almacenamiento por metro cuadrado es mucho más alto en una zona franca que en una bodega nacional o en un DPA, puesto que en las zonas francas existe menos oferta por lo tanto se incrementan los costos, por el contrario, en una bodega nacional se puede negociar el valor por metro cuadrado o por estiba dependiendo de la necesidad. Además, se debe contemplar el acceso a las zonas francas, debido a que se requieren ciertos permisos de seguridad y el acceso libre a la mercancía ciertamente se ve limitado. Figueroa también sostiene que “otra ventaja en el caso del exportador, se ve evidenciada en que estando en las zonas francas puedo hacer mi producto, no pago el arancel mientras lo estoy haciendo y cuando lo tenga listo, lo envío directamente de la zona franca, hacia puerto y de ahí hacia afuera, reitero sin pagar el arancel. Además trabajan con una mano de obra barata porque es latinoamericana que es mucho más económica”, en ese orden de ideas, en el caso importador la ventaja sería importar la mercancía y en la medida en que se va vendiendo se puede ir sacando, en el caso de que la mercancía no sea vendida existe la opción de devolverla al país de origen.

¿ALQUILAR O COMPRAR?

Esta decisión también está determinada por el producto que se va a almacenar, porque dependiendo de su tipo y del tiempo de almacenamiento se puede determinar que viabilidad tendrá comprar o alquilar una bodega. Desde la perspectiva logística podría ser mejor alquilar, pretendiendo así una importante reducción de costos, pero adquiriendo una bodega propia existirá la posibilidad de administrar libremente las áreas, lo que le daría una variante a la pregunta ¿cómo se va a almacenar? Además al comprarla se debe tener en cuenta en qué lugar va a quedar ubicada, y así optimizar el proceso de creación de una matriz de costeo donde involucrare administración, elementos de protección, servicios complementarios necesarios, etcétera. Con todos los componentes anteriormente nombrados se podrá calcular cual es el costo del servicio de almacenamiento por metro cuadrado, teniendo claro este valor será más fácil determinar si alquilar o comprar, en este caso José opinó, “generalmente si es por corto tiempo es preferible alquilar, pero si es por un tiempo más prolongado tres, cinco o 10 años es más viable comprar para poder amortizar los costos”.

SEGURIDAD EN LA BODEGA

El sistema de seguridad implementado en la bodega, será también parte de ese conjunto de requerimientos y condiciones que se deben tener en cuenta para esta elección. Según Iván Granados, gerente building automation de Schneider Electric, “una bodega debe tener un costo en seguridad muy alto, de hecho lo más importante es la seguridad.” En la actualidad se puede encontrar un abanico de opciones que optimiza ese proceso de seguridad desde los diferentes puntos de vulnerabilidad que presente la bodega, es decir, con estos sistemas se puede controlar el acceso, la iluminación, la climatización, la detección automática de incendios, los circuitos cerrados de televisión, etcétera.

Según Iván “en bodegas aisladas es de vital importancia tener en cuenta la seguridad perimetral, para que no puedan acceder a ella. El sistema de lazo enterrado es una buena opción, este consiste en un lazo perimetral que se entierra un metro por debajo de la tierra y su función básicamente consiste en que al pisar o al intentar excavar inmediatamente activa una alarma”. Pero una de las maneras más eficaces para complementar estos sistemas de seguridad y convertirlos en casi inviolables, “Es el circuito cerrado de televisión, que consiste en cámaras estratégicamente ubicadas que son capaces de comprimir y digitalizar video sin perder calidad, así como visualizar y grabar imágenes captadas por las cámaras en tiempo real” afirmó Granados.

El control de accesos a la bodega cumple un papel fundamental dentro de las políticas de seguridad de la misma, según Iván “Una manera de controlar el acceso es implementar un sistema electrónico que esté controlado por tarjetas electrónicas o por un sistema biométrico, que consiste en una tecnología que permite reconocer a un ser humano por cualquiera de los patrones que son únicos en él como la huella digital, la geometría de la mano, el iris del ojo o la distribución de las venas del cuerpo humano” Ya estando dentro, es fundamental el factor clima, que estaría determinado por el aire acondicionado. Para su óptimo funcionamiento se debe controlar, gestionar y supervisar los sistemas de ventilación, así, conseguir mantener los parámetros de temperatura, humedad y calidad del aire dentro de la bodega para satisfacer las necesidades que se presenten según el material o producto que esté almacenando. Probablemente todos los ítems y la información anteriormente nombrada optimicen el proceso de elección de bodega.